数字化技术手段在档案管理工作中的运用

智库 (40) 2021-04-09 19:14:59

随着互联网技术的快速发展,数字化技术已经被广泛应用于大众的生活与工作方方面面,其中在档案管理工作中数字化技术手段的使用,有效提升了工作的效率与质量。档案管理数字化就是在档案管理的环节中使用数字化信息技术,将纸质档案转化为数字化电子档案存置于档案管理系统当中。数字化、智能化的档案管理工作模式,正逐步修补并改正传统档案管理工作中存在的漏洞,使档案管理工作的创新发展持续向前推进。使用数字化的存储方式,能够有效地节约储存空间,分门别类的划分档案管理的内容助于快速检索并且利于保存,从而实现高效的存取档案资源。在数字化档案管理工作中始终坚持真实有效、安全便捷的服务原则,大力提升但数字化管理工作的实效性。
1档案管理数字化的现实意义
在网络技术高度发展的今天,实现档案管理数字化是必不可少的。档案管理数字化技术主要是依托于计算机、数字扫描等现代化技术,将原始档案资料,以数字化的信息资源储存并归档在档案管理信息数据库当中,有效提升了档案管理的质量水平。同时便捷而智能的档案数字化管理模式转变了传统的管理形式,可以大力提升档案管理的工作效率。
总的来说,档案管理数字化需要两个层面的现实意义。一方面数字化的管理形式可以极大的压缩档案管理的空间。传统的纸质档案管理模式中,纸质档案相对厚重,需要占据较大的空间来保存此类档案,同时在保管过程当中,需要耗费大量的人力、物力和财力。而数字化的管理模式,可以有效节约储存的空间,并且有效压缩管理成本。另一方面,档案管理数字化有利于数字档案的处置与共享。使用数字化的管理模式,可以快速检索档案信息,方便相关工作人员快速下载,这既便于但资源的有效管理和处置,也可以实现档案信息资源的及时共享。
2数字化技术手段在档案管理工作中运用存在的问题
虽然我国对档案资源进行数字化管理的历史周期较短,但是还是取得了显著的成效,从20世纪90年代档案管理行业试试数字化管理模式以来,档案管理向人工智能化和信息管理转变,这一方面保护了档案资源的安全性,有加快档案资源的高校开发和有效应用,全面提升了当然管理的实效性。但是数字化的管理模式,对于该领域的发展而言,仍然是一个不稳定,并且容易出现各种突出问题的新鲜事物,这也体现了事物发展的规律,发展是需要不断摸索的过程。因此,对于发展尚未成熟的档案管理数字化工作来说,并不是十全十美的。在当今的档案管理数字化技术应用中存在的问题可以划分为如下几个方面。
2.1档案管理数字化系统发展尚不成熟
档案管理工作中数字化技术手段的应用,其目的就是为了方便档案资源的存取查阅,这亟需建立完善的档案管理数字化智能数据库。档案资源的管理和使用都需要一个全面的资源平台,但目前而言,档案管理数字化系统发展尚不成熟。长期以来,档案管理资料的作用只是提供服务咨询和材料证明的作用,在实际的使用和服务上都缺乏创新性的突破,造成档案管理工作仅停留在表层以上,缺乏开发与挖掘的深度,因此,众多的档案管理服务工作无法全面铺开。
2.2档案管理数字化建设缺乏统一的标准和规范性要求
在互联网信息技术与人工智能技术快速发展的时代环境下,计算机信息技术变得日益普及,逐渐改变着人们的生活与工作方式,但事物的发展具有相对性,大量的信息爆发,使但管理工作的整理与收集环节变得复杂,这一定程度会造成资料的缺失与错误。因此,档案管理数字化系统建设需要构建统一的标准与规范性流程。但是目前而言,我国的档案管理还缺乏标准化的建设,对于数字化技术在档案管理中运用相关规范和具体要求尚不健全。
2.3档案管理数字化工作存在较大的人才缺口
对于档案管理工作开展的创新形式与数字化技术应用,需要熟悉档案管理数字化的人才支撑。但是目前而言,我国对于档案管理学科人才培养的重视力度不足,并且该门学科属于冷门学科,较少的高等院校开设相关专业,因此,为社会输送的专门性人才存在较大的缺口,难以满足当前檔案管理数字化工作的实际需要。
3数字化技术手段在档案管理工作中运用的改进措施
3.1建立健全电子档案管理数据资源库
在过去,原始的档案资料是纸质材料的,需要耗费大量的人力将档案进行录入或扫描,从而将纸质的档案资料转化为数字化电子档案。这两种模式是如今档案管理工作的最主要两种途径,相较而言,人工的录入方式效率较低,并且容易出现错漏,也耗费了大量的人工成本,而使用扫描仪将纸质版的材料转化为电子档案是一种实用的制作模式(下转第267页)(上接第264页)。想要确保档案资料不遗漏、无错误就需要建立健全电子档案管理数据资源库。首先要求档案管理工作人员使用扫描仪将纸质档案转化为电子档案,同时将纸质版的原始档案材料重新录入,并全面检查修改和补充档案资源。此外,还要将原始的纸质材料完好保存,防止在转化与传输的过程因操作失误或其他不可控因素造成的原始档案材料丢失和损坏。   3.2着力加强档案管理数字化体系的建设
缺乏标准化的档案管理容易造成档案管理工作出现问题和错漏,使档案管理工作不能满足社会发展的实际需要,从而失去档案管理工作与建设的实际意义,甚至损耗档案管理数字化的价值。但是在当前的档案管理中使用数字化技术手段,这些现象仍然普遍存在,这很大程度上会阻碍档案管理数字化工作的快速发展和创新体系建设。因此,着力加强档案管理数字化建设具有重要的现实意义,应当着力健全相关的标准体系,保障档案管理工作的规范性与完整性,充分运用数字化技术手段,确保数字化技术在档案管理中的效用有效发挥。此外,规范的档案管理工作标准可以大大促进档案管理数字化建设。
3.3注重培养具备数字化技术与档案管理专业的综合性人才
各行各业的快速发展都离不开人才支撑,在档案管理工作当中,同样需要注重人才的可持续性培养与合理运用。只有拥有大量懂得现代化数字技术和档案管理专业的人才,才能在新时代的发展形势下推动档案管理工作的高校开展。为此,我国的档案管理数字化人才培养模式主要可以从如下两个方面为切入点。第一,对已经拥有了数字化管理能力的人才进行专业性培训,逐步转变他们传统的思维模式与知识架构,着力提升人才的创新精神和综合管理水平,轉变档案管理领域的人才结构。第二,要积极吸纳一批具有专业素养、综合技能的数字化档案管理人才,从人才招聘、人才管理、人才培养、人才激励等人力资源管理环节,留住档案管理数字化专业人才。
4结论
数字化技术手段在当管理中的运用,可以极大的节省人力物力和财力资源,将人力逐步向服务转型,在简化档案管理的复杂流程的同时,还提升了档案管理工作的效率和效果。运用数字化技术手段进行档案管理的工作环节,要注重坚持安全有效、方便快捷的基本原则,简化档案的存取和查询流程,便于档案信息资源的高质量使用。为了进一步助推档案管理工作的数字化进程,需要建立健全电子档案管理数据资源库,着力加强档案管理数字化体系的建设,并且进一步的注重培养具备数字化技术与档案管理专业的综合性人才。

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