开展地震档案数字化工作的思考

智库 (26) 2021-04-10 10:13:56

一、地震档案数字化工作的意义
1.地震档案数字化势在必行
随着社会信息化进程的加快,引发了世界经济与社会的深刻变革,尤其是现代信息技术提供的万物互联、万物智能、无时不在、无处不联的强大功能,为用户提供无所不有的智能服务,使得社会各行业都呈现出信息化的发展趋势。作为地震档案管理工作必须与社会发展保持步调一致,必须适应时代发展潮流转变工作方式,由传统的档案实体管理向现代的档案信息化管理转变,拓展档案管理工作新局面,切实做到使用户借助计算机通讯网络,能够随时、随地、信手掂来地高效、便捷查阅地震档案。
但是,要想全面实现地震档案信息化管理,首先就要解决地震檔案信息化资源的问题,没有档案信息化资源,档案信息化管理系统也就无法正常运行,也更谈不上开展档案信息化服务。而获得地震档案信息化资源的一个重要途径,就是对现有存量纸质地震档案资料进行数字化,这是实现地震档案工作科学化、信息化、现代化管理的重要前提基础工作。
2.数字化工作为地震档案妥善保管创造了条件
1966年邢台地震后为了探索地震预报,广大地震科技工作者在我国大地上陆续开展起了地震活动、地壳形变、地下流体、地磁和地电等地球物理项目的观测与研究,2000年以前的观测方式为人工读数记录、机械仪器模拟记录,2000年以后观测方式才先后变为数字化自动记录,期间产生、积累、保存了大量的原始纸质科技档案及其与之相关的纸质文书档案、基建档案、财会档案等。随着时间的推移,这些纸质档案特别是一些极具馆藏价值的地震记录图纸、观测数据记录手薄等第一手原始纸质档案资料,不同程度地存在风化、发黄、变质、变脆的堪忧状况,亟需采取措施予以拯救保护。近年来现代数字化技术的迅猛发展,为解决这些档案保存的难题带来了千载难逢的机遇。
就地震行业而言,所谓地震档案数字化主要是将纸质地震档案资料通过手工著录、扫描、拍照等形式, 将其由原纸质载体形式体现出来的信息, 全部以数字记录方式移送到计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等各类存储设备中, 从而完成现有地震档案资料向数字化转化的过程,为纸质档案资料长期、安全妥善保管创造了条件。
3.数字化地震档案更加便于科学化管理与利用
与传统的纸质档案相比,数字化地震档案更加便于科学化管理与利用。(1)在传统纸质档案保存过程中,要始终注意防尘、防潮、防高温、防光照、放风化,而数字化档案保存无此忧虑;(2)数字化档案的储存不仅可节省大量库房空间,而且可很容易复制多个备份进行异地保存,有效防止由突发的不测灾害事件所造成的档案资料损失;(3)数字化档案可有效规避传统纸质档案在借阅过程中,因用户翻阅所造成的档案出现缺页、褶皱、磨损、破损、损伤等问题;(4)可把数字化档案资料放置计算机网络服务器上,可使异地信息本地化,实现资源共享,众多用户在不同的地方,通过计算机网络可同时调阅同一份资料;(5)传统纸质档案查询、检索时,用户往往要在众多的卡片或书本式目录索引、文摘中进行手工检索,检索速度慢效率低,而数字化档案检索非常方便,只要在计算机网络终端电脑上,键入索引号或资料号或关键字或责任者等检索信息,即可在数秒内又快又准地查询到。
二、地震档案数字化工作的状况
2014年中共中央办公厅、国务院办公厅下发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》通知,要求加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,提供深层次、高质量档案信息产品,不断挖掘档案的价值,努力把“死档案”变成“活信息”。为了贯彻落实中办、国办通知的指示精神,充分发挥地震档案资料在地震工作中的服务功能,在全国地震系统迅速开展起了主要以现代计算机扫描技术为抓手、以实现地震档案信息化管理为目标的历史纸质地震档案数字化工作。比如,(1)河北省地震局2014年开设专题,对全省20多个台站近30年的22万多张纸质观测资料图纸进行了数字化扫描,将其转化为电子图片文档、对近18万条观测资料数据报告进行了计算机人工录入,将其转化为电子数据文档。2014年河北省地震局地震科技星火计划支持设立了《电磁扰动模拟图纸资料规整》课题,该课题采取以研究带动工作的方式,于2014年6月至12月对全省153盒电磁扰动模拟图纸进行了数字化扫描;2015年河北省地震局地震科技星火计划批准立项了《历史文书档案整理和数字化》课题,在该课题实施中,对全省不涉密的1160卷、馆藏纸质文书档案资料进行了数字化扫描,转化形成了9万余张电子文书档案;(2)中国地震局第二监测中心从2014年开始,陆续将纸质地质图、地形图、水准路线图进行了扫描,观测资料成果进行人工录入,初步实现了地震档案资源数字化;(3)陕西省地震局严格按照档案数字化现行技术规范,完成了1970年—2016年该局文书档案数字化加工工作,累计扫描38万余页,工作内容包括条目著录、档案扫描、图像处理、数据质检、案卷封装等;(4)2015年4月27日中国地震应急搜救中心公示了人事档案数字化及专项审核服务项目对外招标结果公告、2018年10月30日云南省地震局公示了基本建设项目档案数字化加工服务项目对外招标结果公告、2019年5月20日湖北省地震局发布了历史档案规范化整理及数字化服务项目招标公告。
总体看来,目前我国地震系统地震档案数字化工作仍处于起步发展阶段,由于此前中国地震局各直属事业单位和各省、市地震局都积累了庞大的、质量参差不齐的纸质档案,故各单位都尚不具备对所有馆藏纸质档案一蹴而就地进行数字化的条件,应本着先易后难、轻重有别、循序渐进、分期分批的原则逐步开展数字化工作。另外,在数字化工作实践中,也发现了一些值得今后注意和改进的问题,归纳起来主要有数字化工作资金投入不足的问题、对原始纸质地震档案保护问题、统筹谋划数字化扫描的问题、提高档案管理人员素质的问题以及数字化产品的安全存放等问题,采取有效措施及时化解这些问题,对于加快地震档案数字化工作无疑具有积极意义。   三、加快地震档案数字化工作的对策
1.建立健全数字化工作管理体系
数字化工作不仅为档案信息化带来了技术保障,更是为档案管理带来了全新理念,对此各级领导应予以高度重视,要具有超前的思想意识,地震系统各单位应适时成立数字化工作领导小组,统一指导本单位纸质地震档案数字化实施工作,除了从人、财、物给予必要支持外,还要及时研究、协调解决工作中出现的问题和困难,形成工作目标明确、分工精细、各司其责、合力行动的数字化精干建设团队,确保地震档案数字化工作落地生根、顺利开展,肩负起对历史负责、为现实服务、替未来着想的使命担当。
2.制定数字化工作操作流程
制定完善的数字化工作操作流程,对于有章可依、有条不紊开展地震档案数字化工作至关重要。(1)确定进行数字化处理的档案。首先对馆藏纸质地震档案进行技术鉴定,对无需和不宜进行数字化处理的档案进行筛选,在此基础上,对馆藏纸质档案中最为珍贵的、最能体现馆藏特色的、具有极其重要保存价值的、利用频率最高的纸质档案优先进行数字化。此外,考虑到地震监测预报、震灾预防和紧急救援三大工作体系,在我国防震减灾事业中所占据的突出分量,还要把这三大工作体系的纸质档案优先进行数字化;(2)确定扫描与不扫描的范围。国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》对区分纸质档案的扫描件和非扫描件做出了规定,即:无关和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不扫描原稿。对纳入数字化处理的每一档案,严格按照规定的要求,具体确定其数字化扫描文本,如果文本出现破损、污损、折皱、霉变、虫蛀、字迹不清楚等问题,要采取合理技术措施先进行修复,然后再进行扫描;(3)注意保护档案原件。在对档案文本进行数字化扫描时,要注意保护档案原件。首先要使数字化场所必须具备防火、防盜、防潮等条件,其次档案文本调取及需要拆装时要轻拿轻放,严禁不规范操作, 数字化扫描完成后档案要及时归位,力求最大程度地维持档案实体原貌。
3.增强安全防范意识
鉴于地震系统在日常工作中所形成的震情月会商分析报告、大中城市震害预测、重力测量数据、精密水准观测数据成果以及全国大震速报台站的精确座标等都属于国家机密资料,因此在地震档案数字化建设过程中,要自觉增强安全防范意识。当遇到涉密档案时,根据不同的密级等级、不同的数字化工作方式(外包式、单位临时专班式、内外组合式、专设机构式),按照相关政策规定,制定不同的安全保密操作工作规范,以确保国家机密的安全。
此外,对生成的数字化档案产品,要严格按照国家档案局出台的《电子文件归档及电子档案管理办法》进行安全保存,要特别注意做到数字化一份,脱机保存一份,异地保存一份。同时,在存储和使用时,还要特别预防并避免电磁波干扰、非法拷贝、计算机病毒入侵以及储存介质的损坏等不利情况发生,筑牢数字化档案产品安全的屏障。
4.提高档案管理人员的综合素质
地震档案数字化建设离不开高素质人才队伍, 这就要求地震系统各单位档案管理人员,不仅要具有扎实的档案专业知识,还要掌握现代科学信息技术和本行业专业知识。因此各单位要加大对档案管理人员的培训力度,采取不同形式着力开展计算机技术、网络信息技术、数字化技术、地震地质课程、地球物理课程、震源物理课程等知识学习,全面优化和提升档案管理人员知识结构,使之成为适应信息社会不断发展的档案管理复合型人才,合力助推地震档案数字化工作不断取得更大发展和进步。

THE END

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