高校档案管理创新及数字化问题探析

智库 (27) 2021-04-10 10:01:26

档案管理是一项十分重要的工作,在任何单位里,档案管理都是必不可少的工作内容,如今很多高校的档案管理工作存在棘手的问题,需要加快改进的步伐,本文从数字管理和创新管理两方面对档案管理问题进一步作出探讨,提高管理人员素质,使档案管理工作取得更好的效果,寻求可以落到实际中的管理办法,为档案管理提供新思路、新动力。
一、高校档案管理创新及数字化的意义
(一)高校档案管理创新的意义。创新是一切事物发展的动力所在,没有创新就没有进步,虽然很多院校设立了专门的档案管理岗位和档案管理部门,但是由于管理模式不够新颖,导致高校档案在此方面有很多不足,一所学校是否能在众多院校中脱颖而出,取决于多方面的发展优势,绝对不是某方面较为突出。因此档案管理工作作为高校工作的重要组成部分,其是否能够不断改善,决定着整个管理体系是否能更加完整,是否能推动学校的整体发展,所以把创新带进高校的档案管理是至关重要的。
(二)使高校档案管理实现数字化的意义。档案在个人和公共组织当中具有重大意义,高等学校中的档案记录是对学校以及和学校相关人员重要信息完整性的保护,档案是保存这些记录的工具,然而管理这种工具是一件十分繁琐的事情,甚至有些需要管理的资料数量超出人工能驾驭的范围,所以需要一些工具将这些档案进行更好的处理和电子备份,让档案通过这种形式的保存能够在学校工作的进行中产生积极作用。数字化包含计算机和其他一些通信技术,现在很多院校有意识将档案管理创新,可是没有融进数字化的创新是不彻底的创新,只有把当今社会最新的计算机和各种通信技术跟创新接轨,才能让档案管理上升到更高层面。
二、档案管理存在的问题
(一)档案管理意识不强。并不是所有高校都看重档案管理工作,有很多学校认为对学生的培养才是工作的重点,不想花费大量的时间精力以及人力和物力在档案管理工作上,没有高度重视档案管理工作。
(二)没有专门的档案管理机构。很多院校并没有对档案管理工作进行明确分工,档案管理在学校其他工作中没有属于自己的独立地位,甚至是负责其他工作的老师兼职管理档案,分工不明确导致管理档案的老师没有办法把精力全部投入工作中,由于工作内容混乱,很容易在管理档案的过程中出现错误。
(三)管理模式老化。很多院校管理档案的途径是选择沿用前辈的管理方法,这样传统管理模式中存在的诸多问题不断给管理工作带来不利影响,没有机会被更正,工作效率依旧停留在原有的状态。
(四)管理设施落后。由于档案是一种特殊的历史,需要很大范围的场地库存资料,但是很多学校没有为档案保管提供足够的空间,很多档案无处保管以致丢失。也有很多院校虽然提供了足够空间存放档案,但是存放档案的场所不能确保档案完整安全,处理档案相关信息的工具也很老化,档案管理工作没有办法顺利进行。
(五)档案管理人员不够专业。很多院校档案管理工作人员没有专业的学习经历,到岗前没有经过专门的岗前培训,对档案管理工作了解不够透彻,对工作流程没有完整系统的概念,无论是专业技能还是管理工作中需要具备的能力都比较薄弱,这样的情况下负责档案管理工作,很容易在管理过程中出现不熟悉工作流程和要领的情况,对工作进度造成影响,甚至在管理过程中造成损失,影响学校发展。
三、实施档案管理创新及数字化管理的有效策略
(一)加强档案管理意识。对加强档案管理意识的工作要从两方面进行:一方面,从校方入手加强档案的管理意识,让学校充分认识到档案对学校的价值和意义,使学校肯对档案管理工作下功夫,投入大量人力和物力,对档案管理工作进行全方位的完善;另一方面,提升管理人员的重视程度,有很多档案管理工作人员并没有认识到档案管理的重要性,要让他们认识到自己工作的价值和意义所在,负责任地对待这份工作,让他们用更认真严谨的态度完成工作。
(二)设立专门的档案管理机构。自古就有“术业有专攻”的说法,在工作中,为档案管理工作设立专门的岗位和专门的管理部门有助于工作者明确自己的走向及内容,认真细致地把工作完成好,否则档案管理工作和其他工作混为一谈,不但对档案管理工作有影响,也会影响其他工作顺畅进行。
(三)更新管理模式。新事物取代旧事物是一切事物发展的根本规律所在,固守陈规往往会阻碍事物发展,因此要想让高校档案管理工作顺利开展,必须将工作模式进行相应调整,融入新鲜血液,才有利于档案管理工作进一步开展,利用现代化科学技术和社会发展的信息技术以及各种通信工具对档案进行科学管理,让档案管理工作走向时代的风口浪尖,这样有利于工作人员接受最新信息,利用最新办法帮助学校管理档案,为学校人才发展建设贡献力量。
(四)引进先进的管理设施。很多院校在管理档案的过程中,并没有使用计算机技术和通信设备,还有一些院校即便引进了计算机技术和通信设备,但是由于计算机设施配置老化,或者版本过低,在管理工作中由于运行缓慢影响整体工作的速度,通信设备落后,导致管理过程中沟通和交流所获取的信息不够完整。所以各院校应该尽可能引进配置高的计算机设备和技术领先的通信设备,配置高的计算机可以让工作者操作起来更加流畅,减少工作人员的烦躁情绪和工作压力,使工作人员不排斥管理工作,帮助工作人员提高自信心,让他们轻松快乐地完成自己的工作,进而让他们在这种心境下更加热爱自己的工作,更积极主动、认真负责地工作,促使他们竭尽所能把工作做好。
(五)提高档案管理人员的专业水平。学校在选用档案管理人员时,应当在专业对口的竞选人员中进行选择,筛选后的人员,学校要找经验丰富的前辈对他们进行专业系统的培训,经过层层选拔才能进入档案管理工作岗位,这样档案管理群体才具有一定的专业性。除此之外,高校还应该对档案管理人员进行定期考核,考核不合格者给予相应处罚,用这种方式督促档案管理工作人员时刻提高自己的专业水平,在不断学习和进步中提高自己的业务能力。   四、高校档案管理的原则
(一)档案管理人员细化。很多高校设立了专门的档案管理岗位和档案管理人员以及档案管理部门,在专门的管理部门内对工作进行更细致的划分,把所有的档案管理人员分成几个小组,选出一个组长带领组员进行档案管理,将工作人员进行分级后,再将管理工作内容细化,分配到相应级别的工作人员手中,使工作人员的负担减少,促使其认真完成工作。同时还可以把重要的工作分给专业水平较强的工作人员,让专业水平弱的工作者协助专业水平强的工作者进行工作,使工作群体更和谐,让管理工作能够在更完美的搭配中完成。
(二)保证档案的安全性和私密性。档案涉及学校机密,因此档案工作出现问题,很容易连带其他工作也出现问题,这样工作人员在管理档案时一定不要让档案丢失,因为档案丢失很有可能泄露很多与学校相关的机密信息,会给学校带来很严重的损失。在档案存放场所不允许其他无关人员进入,一定要严格遵守相关规定。在管理过程中,由于工作人员自身问题导致档案丢失的,校方应该给予严重处罚。建立体系明确的管理制度,让档案管理人员高度重视档案管理的安全性和私密性,以免造成不可挽回的损失。
(三)管理结构符合实际情况。在档案管理工作中,不但要维护档案的完整性和安全性,而且还要便于同学和老师查找。我们知道,学校有很多与学生和教师相关的事宜,要利用他们的档案,所以在设计管理结构时,要考虑到是否便于需要档案的人进行查找,如果查找过程十分繁琐,没有给需要档案的人及时提供所需资料,那么档案的意义和价值就不复存在了,同时管理档案的工作也就失去了意义。因此在遵守底线的同时,一定要在管理中渗透以人为本的理念,把管理和服务于学校、教师、学生相结合才是合格的管理,管理的含义也能得到更深层面的诠释。培养档案管理人员的成就感,让他们更加热爱这份工作,任劳任怨地工作,培养管理人员对这份工作的情感,促進档案管理工作长期稳定发展。
(四)有规律地进行整理。没有规矩不成方圆,在档案管理过程中,这个说法也是适用的,不仅要对档案管理人员制定明确的规章制度,在整理档案过程中,也要遵循一定的原则和规律,由于档案源是历史的积淀,从头到尾整理起来十分麻烦,需要大量的时间,甚至有些档案材料数量大,要想在有限的时间内整理完是非常不切实际的,因此我们可以在前辈已经整理好的档案中发现规律,运用到自己整理档案的过程中,这样比我们自己没有头绪进行整理要方便很多,还能节省整理时间。虽然在管理档案的过程中,我们提倡打破原有的管理模式,但是不代表要全盘否定有用的经验,在探索的路上去其糟粕、取其精华才会收获最丰硕的成果。同时也可以根据档案的出处,以及提供服务对象等其他切入点对档案进行分类,这样也从本质上提高了档案查找的方便程度。
五、结论
总之,档案是一个学校的命脉,只有留存好历史中有价值的东西,才能不断积累知识,为学校发展提供依据和动力,由此看来,管理好档案,根据各院校档案管理中存在的问题,寻找创新管理和数字化管理的有效策略,对推动学校发展有着不可估量的作用。

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