机关事业单位档案管理数字化技术应用探究

智库 (27) 2021-04-10 10:01:13

从成立开始,机关事业单位就形成了属于自己的单位档案,其中包含规章制度、资料信息、财务账目等,随着事业单位规模的扩大,这些档案内容也会不断扩充和更新。檔案管理在事业单位发展进程中发挥着至关重要的作用,它能为单位管理决策提供参考依据,将数字化技术用于档案管理工作中,实现对档案的数字化建设,将有利于推动事业单位档案管理的规范性。
一、机关事业单位档案数字化建设的必要性
首先,事业单位过去的档案都是纸质的,纸质档案在调阅方面不占优势,调阅效率较低。很多纸质档案都是在普通的档案柜中存放,但档案柜如果目录不全,人们在调阅档案时只能依靠管理人员的预估。一旦档案管理人员换岗,新的管理员不了解档案的存放情况,人们再寻找档案就要耗费大量时间和人力。因此,有必要加强档案数字化建设,减轻档案管理人员的工作负担。不仅如此,档案数字化建设提高了档案的调阅效率,人们调阅档案时无须经过各环节的申请和报批,可以直接从系统中查阅档案内容。其次,纸质档案分布松散,冗余情况突出。各部门的档案被存放在各部门,这不利于机关事业单位对档案的统筹管理,也影响了档案内容的利用效率。应用数字化技术后,档案资源得到了保护,特别是档案保管期限限定与定期选择性销毁机制的确立,有效保证了档案的安全性,解决了以往档案存放所占空间较大的问题。最后,档案数字化建设解决了以往纸质档案存在的安全隐患问题。纸质档案易燃易受潮,遇到明火或电路火花时,纸质档案容易被烧毁。如果将其存放于电脑系统中,档案被妥善保存,以上问题就能迎刃而解。
二、机关事业单位档案管理数字化建设现状
1.缺乏对档案数字化建设的正确认识
互联网时代背景下,数字化已成为社会发展的一大趋势,在机关事业单位的档案管理工作中,人们依然没有树立起科学的档案数字化管理理念。部分事业单位缺乏对档案数字化建设的认知,管理者和领导者认为当前采用的档案管理模式虽然陈旧,但已经成熟,且可以为单位带来良好的工作效益,无须再做任何改变。有的事业单位虽然引进了先进的设备仪器,建立了档案数字化管理系统,但由于观念上的问题,事业单位并没有真正意义上实现数字化建设,基于此情况,档案管理工作效率难以提升。应用数字化技术进行档案管理是当前时代的发展潮流,发挥互联网的技术优势能够突破以往的档案管理工作,依靠数字化技术灵活性和便捷性的优势,降低档案管理人员工作强度,提升工作效率。
2.数字化技术应用方面存在的问题
网络信息技术与计算机技术的发展使数字档案信息安全在技术层面上面临较多新的问题。信息安全技术水平的提升解决了数字档案信息在安全保障方面的问题,但技术的发展也为其带来新的挑战,这需要信息安全技术和数字化技术必须进一步发展。数字签名和数字水印是当前最常见的档案信息识别技术和鉴别技术,但应用时存在一定的缺陷,相关配套机制不够完善。
3.相关配套设施不完善
机关事业单位档案数字化建设离不开高性能硬件设施和软件系统为支撑。但出于认识上的不足,有的单位领导认为通过网络信息技术的使用就能完成档案管理系统的开发和使用,但人们忽视了对档案数字化管理氛围的营造,相关配套设施不够完善。一方面,档案管理环境较差,档案室条件简陋,有的事业单位没有为档案管理工作留出空间;另一方面,配套设施陈旧落后,未及时更新,软件系统不流畅,影响用户对档案的查阅体验。
三、机关事业单位档案管理中数字化技术的实践应用
1.明确档案数字化建设的目标,完善相关管理制度
在当前机关事业单位的数字化建设工作中,应明确档案数字化建设的目标,选定方向,结合档案管理工作的实际情况,科学开展档案数字化建设工作。现如今,以互联网为载体的网络信息技术已经渗透到各行各业和各个社会领域,事业单位应认识到数字化技术的应用优势,在档案数字化建设进程中以档案管理工作的数字化、高效化为目标,有序开展档案管理工作,在提升档案管理效率的同时使档案管理系统更好地服务于事业单位。为了迎合时代的发展趋势,事业单位应建立起数字化档案管理体系,完善相关运行模式,突出档案管理的功能效应,明确档案数字化建设的目标与发展方向。作为一名管理者,应强化对档案管理工作的认知,了解数字化技术的应用优势,在接下来的工作中主动整合资源,加大对档案数字化建设的资金投入,做好软件研发和硬件设施的投入工作,为档案数字化建设提供可靠的技术支持。
事业单位档案管理数字化技术的应用离不开完善的档案管理制度。高效有序的档案管理工作体系离不开完备的制度支撑,应从事业单位的实际发展情况出发,建立符合数字化技术发展的档案管理制度,提高制度对档案管理的适应性。针对不同的管理工作,其制度的侧重点也会不同,管理人员应准确把握管理主体属性,遵循因地制宜的原则建立档案管理制度。大量档案资料的输入输出和整理加工,要求档案管理部门在完善内部运行工作的同时,做好与其他部门的工作衔接,引导全体人员一同参与档案管理工作,突出管理制度的层次性。提供档案资料的部门应统一档案格式,注重数字化操作,实现档案管理工作的规范化和数字化。
2.建立档案数字化管理系统,实现系统之间的有效衔接
机关事业单位档案数字化管理系统的建立是提升档案管理效率的关键。现如今,档案管理工作能否为人们提供便捷的信息服务已成为衡量档案管理效率的前提。有必要在机关事业单位内部建立先进的档案数字化管理系统,支持档案资源的高效共享,拉近各部门的距离,节省人们在档案调阅方面的时间。档案数字化管理系统的应用功能主要体现在电子文件管理系统的建立。遵循前端控制原则和文档一体化管理原则,打通从业务系统到电子文件管理系统、档案长期保存系统的信息通路,完成对档案的全生命周期管理,满足档案从生成采集、分类整理、移交归档、鉴定处置、长期保存的需求,在保证电子文档真实性、完整性的同时,保障了文档的法律证据效力。系统共包含文件捕获、文件保管、文件利用、鉴定处理等方面内容,可实现元数据的自动整理,提高档案管理效率。   对于机关事业单位的档案管理部门来说,档案就是一种资源。如果事业单位将档案资源通过内部局域网或直接连接社会网络,单位内部人员和社会大众可以通过网络平台获得档案资源的共享权和使用权,这时档案的价值就会充分发挥。为了强化档案数字化管理系统的社会推动作用,建议事业单位在完善档案管理系统的基础上,将其与单位内部系统、外部管网相衔接,进一步妥善系统平台,发挥档案资源的共享价值。建立全业务档案利用平台,加强对档案数字化管理全过程的严格管控。在档案归档方面,平台支持上传归档,由档案管理员审批后才可以入库到指定目录;在档案借阅方面,平台可分成电子借阅和纸质借阅两种方式。提交借阅表单后,审批通过才可以查看或下载;在档案鉴定方面,如果档案过期失效,档案管理员需要对档案做鉴定处理;在档案销毁方面,对于鉴定结果为销毁的档案,进行销毁操作并记录销毁的原因。
OCR技术作为档案录入核心技术,在档案数字化管理工作中意义重大。档案管理人员将档案扫描上传到识别系统,系统对图片进行处理,利用OCR技术自动读取文档内容,并生成可编辑电子文本。该技术可对文本进行扫描仪扫描,经过光电转换得到图像信息,利用汉字识别技术完成文本自动输入,减轻了以往数据录入的工作强度,提高录入速度。
3.加工原有纸质档案,建设档案数字化管理体系
事业单位实现档案数字化建设后就会遇到纸质档案如何处理的问题,原有纸质档案数量较多,内容繁杂,将这部分档案融入档案管理系统至关重要。针对原有纸质档案的处理问题,可以从三个阶段进行处理:第一阶段,将分散在各个部门的纸质档案统一收集并整合,对档案内容分类归纳,重新梳理编辑目录,将其融入档案数字化管理体系中,完善对档案资源的统筹管理;第二阶段,在电子档案管理系统上线后,如果原有纸质档案数量过多,可对利用率较高的档案优先托管,先处理这部分重要档案资源,将其纳入档案系统;第三阶段,对已经完成扫描的档案认真梳理,分批次销毁没有保存价值的档案,针对有必要保存的档案资源,可以选择基础留存,也可以进行委托托管。
机关事业单位档案数字化体系建设与推广是保障档案管理数字化落实的关键。可以从以下几方面入手推进该项工作:首先,在事业单位内部建立关于档案数字化管理的项目方案,确立方案推进计划,对方案进行成本预算,在系统上线后建立与之相适应的管理组织架构与管理制度体系,为数字化技术的应用奠定基础;其次,事业单位在平台上线之后开始培训档案管理人员,要求档案管理者学会对系统的正确操作,完成对各项系统的衔接,使专职档案管理人员和其他岗位人员都能掌握正确应用平台的方法,实现对系统的不断优化。
总而言之,数字化技术在各项管理工作中发挥着至关重要的作用,对促进社会发展意义重大。机关事业单位是为我国现代化事业建设服务的重要单位,档案管理工作效果直接关系到现代化事业的发展,积极引进数字化技术有利于推动档案管理平台的建设,推动档案管理信息化水平的提升。

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