高校档案数字化管理的优势与弊端分析

智库 (33) 2021-04-10 09:58:12

随着经济的发展,我国科学技术水平实现质的飞跃,尤其是互联网的普及与发展尤为迅猛,数字化已经逐渐成为当前我国高校档案管理的主要管理方式之一。然而,部分高校档案在数字化管理过程中,受多方面因素的影响存在一些漏洞。基于此,本文就如何进一步完善高校档案数字化管理展开深入分析。
一、高校档案数字化管理的意义
1.改善传统管理模式弊端
传统档案管理模式主要以纸质档案为档案管理的载体,以分层管理方式对档案信息进行整理与归纳。以往的高校档案管理过程中,通常是通过一系列人工手段,对档案进行二次整理和加工,以方便相关人员调取。另外,传统高校档案管理模式还需要充足的存放空间及场所,这在一定程度上增加了管理成本,造成资源浪费,同时也不方便人员快速调取,管理极为不便。伴随经济快速发展,档案信息数量和种类也愈发多样化,而传统的人工管理模式不仅难以支撑高校管理工作,还将增加档案管理成本,浪费空间资源,为高校管理人员的工作带来诸多不便。而在数字化档案管理模式下,将档案信息尽数纳入信息系统,并根据信息内容实现分层管理,不仅能节省空间资源和时间,还能有效降低管理成本,同时通过数据信息筛选技术实现快捷调取,为高校档案管理人员提供更为高效的管理措施。
2.支撑大量数据管理
高校是我国人才培养的主要基地之一,更是先进科技知识与技术的重要传播者。当前,我国信息技术呈现持续性发展趋势,其便捷性、及时性特征颇受各大高校推崇,并被充分运用到高校日常管理工作中。在应用数字化管理系统之后,高校档案管理工作较传统管理模式来说有着明显转变,一是高校档案管理人员管理效率有了明显提升;二是大量信息数据拥有更加充足、有效的存放空间,档案信息储存环境与条件实现进一步优化,确保高校档案管理工作高效运转。
3.深入优化档案管理工作
档案数字化管理是指通过应用信息技术对档案信息进行数据库存档,将档案信息管理系统化,与传统管理模式相比较,其优势较为明显。首先,数字化档案管理改变了阅读方式。管理人员只需通过电脑或手机便可直接调取并查询档案的相关信息,为高校管理人员节约了大量时间成本,也提高了工作效率。其次,数字化档案环境打破了传统管理模式区域限制,用户可實现跨区域管理,还能够及时分享信息,使高校档案管理呈现多元化、系统化发展特征。最后,数字化档案管理增加了用户互动功能,管理人员通过信息系统自动检索功能可直接查看档案信息,提高档案查找效率和管理水平。
二、高校档案数字化管理的优势
1.科学落实立卷机制
立卷是档案管理工作的重要组成部分,也是档案管理工作的重点与核心。在实际档案管理工作中,部分高校的档案管理人员并非为专业档案管理人员。由于工作人员专业技能水平的限制,相关专业知识不够完备,不能保证立卷质量的科学性、有机联系性,使得高校档案管理效率与质量难以提高。而使用档案数字化信息模式,通过信息网络技术将档案信息录入系统,并对信息数据进行系统整理和归纳,便于高校管理人员精准掌握档案信息,有效提升管理能力。同时,在档案数字化管理下,能够及时对相关的档案进行动态更新,进一步拓展档案管理空间和范围,充分保障高校档案信息的完整性与准确性。
2.不受时间与空间限制
传统管理模式采用人工管理方式,工作量大、时间成本高,工作效率低,在时间和地域上存在诸多限制。多年来,高校毕业生已经遍布全国各地,当毕业生需要查询在学档案时,由于不能网络查询,只能回到学校所在地查询,而需求者往往又因为工作关系,无法分身,因此,这种模式在很大程度上给使用者带来不便,限制了档案的使用。当档案实现数字化管理后,利用者只需访问学校网站,递交查阅及利用档案申请,相关部门管理员审核验证其身份后,便可通过互联网供需求者查询。需求者可通过手机、平板、电脑等设备,不受工作时间与地域限制查询档案,大大提高了档案使用的效率。
3.对原始纸质档案的保护作用
传统管理模式采用以管理纸质档案为主的管理手段进行信息整理与归纳,虽然能够确保档案信息的精准性与完整性,但是随着时间的流逝,在温度、湿度及光线等多种因素的作用下,纸质档案难免出现泛黄、破损、褪色等情况,大量珍贵档案有可能因此而失去利用价值。而在数字化档案管理模式下,将档案生成数字化信息保存于计算机或服务器上,做好备份,再在利用过程中使用数字图像代替原始纸质档案,由电脑直接打印出来,这样既可以避免扫描仪、复印机等现代化设备对纸质档案的破坏,也减少了原始纸质档案在空气和光照条件下暴露的次数和时间,能够起到保护原始纸质档案、延长纸质档案“寿命”的作用。并且数字化管理后的档案不受光线、温度等档案破坏因素的影响,实施合理、科学的备份工作便能实现永久保存。
三、高校档案数字化管理的弊端
随着科技信息技术不断发展,档案数字化管理已成为一种趋势,也是高校实现数字化建设与管理的重要组成部分,但在实际管理过程中,却存在着一些弊端。
1.专业人员选择范围限制
在实际管理过程中,数字化管理对专业管理知识与技能水平要求较高,管理员不仅需要具备丰富的专业知识,还需要掌握一定的专业技能,更要熟悉现代办公设备的使用及维护,了解档案数字化的各项行业标准,如此才能确保档案数字化工作的质量。但在实际工作中,则受多种因素的限制。如管理员在数字化及图像专业知识与技能水平上的限制,使得档案数字化的质量有待加强;档案数字化水平难以完全满足利用需求,影响高校数字化管理建设。基于此,高校应不断提高管理人员专业技能,强化管理员数据化管理能力,以适应时代发展趋势。   2.安全防范系统不稳定
档案数字化管理为高校档案管理带来便捷、高效服务的同时,也有可能间接带来一些安全隐患,于高校档案管理工作不利。一方面,信息的公开性特征使得数字化管理系统容易产生安全漏洞,易给部分非法分子制造可乘之机,进而造成档案信息泄露事故发生;另一方面,若管理制度缺乏严谨性与系统性,管理员在储存档案之时,容易发生档案信息错漏现象。高校应加强数字化管理安全防范措施,对档案保存进行加密处理,提升数字化管理安全系数,确保数字化档案管理工作高效运转。
四、高校档案数字化管理策略
1.强化专业人才管理能力
随着我国高校应用数字化管理频率逐渐加大,高校档案管理已逐步向时代化、科学化、系统化方向发展。数字化管理以网络信息技术为基础,将档案信息纳入数据系统,实现现代化、系统化管理,进一步强化数字化管理的高效性。在此种环境下,数字化对管理人员专业技能要求在不断提升,管理人员不仅要具备档案专业的知识和专业技能,还需要拥有网络信息技术处理方面的知识与相关技能,同时对一些突发性安全事件要有充分、及时应对的能力。因此,为进一步完善数字化管理能力,高校要加强管理人员专业素养,强化管理人员专业知识储备和技能提升,适时开展管理人员网络信息管理技能培训,邀请专业网络信息管理人才向大家传授理论知识与经验。同时在培训之时要不断强调创新管理理念,灌输新时代、新文化和新思想,让管理人员从思想上认可并接受、认同数字化管理。
2.创新管理观念
在新时代背景影响下,网络信息技术是一种必然趋势,更是高校实现现代化建设与发展的重要途径。因此,高校要想进一步提升档案管理质量,就必须重视数字化档案管理,科学认识数字化管理系统,创新档案管理理念。应加强数字化档案管理建设工作,加大数字化管理设备投入,为数字化檔案管理工作提供后勤保障,进一步优化档案数字化管理环境。
3.构建档案信息管理机构
在应用网络信息技术过程中,要想提高档案数字化管理效率,使档案数字化管理实现全面覆盖,进一步提升档案管理质量。首先,要重视数字化管理系统建设,运用网络信息的交互性特征构建档案信息管理机构,为数字化档案管理提供专项管理服务,同时促进高校和社会及其他高校的友好交流,以便互相交流管理经验,优化数字化档案管理;其次,高校应加强档案信息管理机构的内部建设,不断完善组织机构服务的多样性、完整性,使数字化管理系统能充分适应高校现代化建设和发展理念;最后,高校应合理配置档案信息机构内部资源,让每位管理人员都能充分发挥其应有价值,实现人力资源利用率最大化。
4.健全档案数字化管理机制
高校的档案数字化建设,一方面,应不断优化数字化管理系统设备,优化管理系统性能,确保能够支撑系统软件的有效运营,如系统设计软件、数字化软件开发等;另一方面,高校要加大管理力度,强化数字化管理设备和网络安全防护能力,重视数字化管理设备日常维护工作,确保网络安全运营。另外,高校档案管理人员还应充分掌握管理系统操作流程,增强系统维护与管理工作,进而提升管理人员的安全防范意识,推动档案数字化管理高效可持续运行。

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