刍议数字化校园背景下档案管理策略

智库 (14) 2021-04-10 09:53:38

随着电子计算机信息技术的不断发展,数字化社会发展已经对我们的生活造成了多方面的影响,且各类信息数字化程度的不断提升所带来的大数据分析影响,正在逐渐成为社会发展及生活方式变革的一类主导趋势。对于校园管理而言,数字化档案管理模式的建立,已经成为当前各高职院校面对校园管理工作的主要解决机制,但如何在数字化档案管理模式下通过对各类数字信息的有效录入、管理及应用,则成为了当下高职院校数字化档案管理工作中的重要问题,故需通过对现阶段数字化校园档案管理应用情况中存在的各类问题进行有效分析,方可实现对各类信息的有效管理。
一、数字化校园档案管理应用优势
校园档案管理是指在校园管理工作中通过对各类教学、科研、行政管理等等工作档案信息的有效记录,所形成的涵盖高职院校历史文化发展的缩影写照,具有较高社科及文化发展研究价值,而数字化校园档案管理,则是在上述档案管理工作基础上积极引入数字化管理系统,将各类档案信息转化为数字信息进行管理的工作模式,对于校园各类档案管理内容的有效收录、利用及转化具有显著应用优势,且在档案信息管理方面,可直接通过数字化网络技术实现对档案信息的数字化、网络化管理,并在档案信息高度共享基础上提升档案信息一体化利用程度。对于未来校园档案管理工作模式发展具有显著的导向性作用。
二、数字化校园档案管理工作存在的问题
(一)缺乏数字化信息管理优势性认知。数字化信息管理是现阶段管理中应用较为广泛的一类管理模式,通过对各类管理信息的数字化录入,对于实现可移动办公、快速化信息调度、信息管理等具有显著应用价值,但数字化信息管理在各类高职院校档案管理工作中的应用,则处于初步应用阶段,虽然在各类高职院校中大范围应用,但对于数字化信息管理优势性则尚未形成清晰认知,使得数字化档案信息管理工作在多数高职院校中仍存在較多发展阻碍。且在实际数字化档案管理推进过程中,需要购置大量数字化信息管理设备,所需资金数额较大,对于高职院校管理成本提出了较高要求,但大部分高职院校在管理方面预算有限,无法满足较高的资金投入需求,可在数字化信息管理优势性认知水平较低双重作用下,限制数字化档案管理推行进程。
(二)缺乏数字化档案管理人才储备。在校园数字化档案管理工作中,除了需购置相应数字化管理设备外,还需积极引入大量信息技术人才储备,以确保各项数字化档案管理工作的有效开展,但在数字化档案管理工作中,不仅要求工作人员具备较高电子计算机应用技术水平,还需其在实际管理工作中具备较高档案业务操作技能,这就为校园数字化档案管理工作的开展造成了局限。而在当前高职院校管理类教学工作开展中,对于数字化管理信息技术仍存在教学盲点,这就导致大多数专业对口人员虽然具备了较好的档案管理业务技能,但仍缺乏相应数字化管理信息技术水平,使其难以在校园数字化档案管理中胜任其工作,难以实现对数字化校园管理工作的有效开展,影响此类档案管理模式的应用价值。
(三)数字化档案管理制度发展不完善。当前,通过对各类高职院校数字化校园档案管理发展进程的了解,大量研究信息表明,多数高职院校中对于数字化档案管理工作的开展仍处于较为传统的管理制度模式中,忽略了对于数字化档案管理工作所提出的新要求,影响数字化档案管理效果的发挥。少数高职院校无法从自身实际出发,对已形成基本数字化校园档案管理工作制度的高职院校管理模式进行照搬,进一步阻碍其数字化档案管理进程发展。且在传统校园档案管理模式中,管理措施较为陈旧,面对各类大数据管理信息,难以实现有效管理,可增加档案管理信息滞后,影响各类管理数据信息的有效应用。
(四)数字化校园档案管理安全问题。由于在数字化校园档案管理中,对于各类档案信息的录入、管理及应用均需通过计算机网络信息技术实现,但受到网络信息管理安全性问题影响,档案数字化管理工作中仍存在较大安全隐患,影响信息管理有效性及安全性,并可在管理信息泄露情况下,对高职院校发展造成不良影响。而针对数字化校园档案管理安全问题,建立高安全性数字化档案管理信息系统、平台及加强数字化档案管理信息系统安全维护工作的力度,则是主要解决措施,但缺乏相应专业技术人员储备,使得各类高职院校针对这一数字化校园档案管理系统安全性解决方法难以实现,使得数字化档案管理应用性再次降低。
三、数字化校园档案管理发展应用现状的改善对策
(一)积极开展数字化信息管理优势宣传工作。缺乏对数字化信息管理优势的有效认知是造成数字化校园档案管理工作难以有效开展的主要原因,故需针对此类现象,及时采取措施,以提升工作人员对校园档案管理工作中数字化管理模式的应用优势性的有效认知。对此,首先,应在数字化校园档案管理工作准备阶段,通过对其他高职院校相关应用结果及未来发展形式的有效分析,实现对数字化校园档案管理工作开展优势的有效认知。其次,需在数字化校园档案管理工作开展前期,积极组织校园档案管理工作人员开展各类宣传教育工作,可选取国内外优秀数字化校园档案管理工作应用实例,使工作人员通过宣传对数字化校园档案管理工作优势获得基本认知。最后,需在数字化校园档案管理工作实际开展中,通过对传统管理模式下管理工作效率、效果及数字化档案管理模式应用效果、效率的有效比对,进一步加强对数字化校园档案管理优势的认知,促进此类管理工作模式的推广、应用,为高职院校积极迎接全社会数字化发展进程奠定坚实基础。
(二)加强数字化校园档案管理资金储备。各类数字化信息管理设备作为数字化校园档案管理工作开展的基础,需要各类高职院校通过对自身成本预算及发展实际,增加相应档案数字化管理应用资金储备,通过对资金储备的上浮,购置符合自身成本预算的数字化信息管理设备,在积极控制校园管理成本的基础上,为数字化校园档案的开展奠定基础。   (三)积极引进数字化档案管理人才。在完成数字化校园档案管理认知水平教育及相关物资准备工作后,为实现数字化校园档案管理的有效建设,还需在此基础上积极引进各类数字化档案管理人才,在对国内高职院校数字化档案管理教育发展基础上,与相关高职院校达成合作关系,积极引进该专业对口人才,并在此基础上对自身数字化档案管理教育内容及制度进行有效发展,不断增加人才储备数量及质量。除此之外,还需积极开展相应岗前教育内容,对于已经具备优秀档案管理技能,但缺乏相关数字化档案信息管理应用技术的人才,则可在其实际上岗前,积极开展数字化管理系统操作技术培训,使其通过培训掌握相应数字化档案管理技术,确保各项数字化档案管理工作开展后的有效实施,提升管理工作效率,增加管理应用基础。
(四)制定适宜数字化档案管理制度模式。数字化档案管理制度模式的制定需在考虑相关因素后制定相应管理措施及机制,对此则需在数字化档案管理制度制定前,对制度模式所具有的管理工作引导性、管理效率提升有效认知,并在此基础上制定相关制度。故在数字化档案管理制定方面,需从以下方面着手进行制定:首先,需在工作制度制定中,调整档案管理工作考核制度,需根据数字化档案管理工作内容设置,制定相应考核策略,并将工作实操技能纳入考核范围,定期对各工作人员岗位工作开展情况进行考核。其次,需在制度建設中根据数字化档案管理工作内容特点,制定相应工作管理制度,并根据各科室工作负责部分及工作开展特点,制定针对性管理制度内容,使的各项管理工作在实际开展中获得相关制度支持及限制,确保各项数字化档案管理工作有序开展。
(五)强化数字化校园档案管理安全建设。在数字化校园档案管理安全建设方面,需在完成信息技术技能型人才引入后,积极根据校园档案数字化管理信息系统建设情况,建设相应安全防护措施。此项工作的开展,需在明确各维度数字化校园档案管理系统中存在的问题,进行相关安全防护系统构建,并在实际数字化档案管理工作开展中,积极根据各阶段数字化管理工作进展,对安全防护系统进行维护,以确保各类校园档案管理信息安全性,避免信息泄露对高职院校发展造成负面影响。
四、结语
全社会数字化发展进程中,数字化校园档案管理系统作为高职院校管理工作的未来必然发展趋势,对于校园管理工作开展效率具有积极影响,但受到各方面客观因素限制,要求各高职院校需在此发展趋势中,积极针对数字化档案管理模式优势性、人才及资金储备、制度建设及安全性维护等方面开展各项准备工作,确保数字化校园档案管理工作的有效开展,为高职院校的未来发展奠定坚实基础。

THE END

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