档案数字化建设实践与发展策略

智库 (18) 2021-04-09 18:12:46

随着国民经济发展水平的提高,以及网络技术的日益普及,为人们的生活工作带来极大变化,加之计算机广泛应用,使得数字化技术在档案管理工作中发挥出巨大作用。实行数字化档案管理方式,可以充分迎合时代发展需求,也是档案管理工作得以稳定发展的重要因素。现阶段,档案数字化管理服务需求量在持续增加,而且其操作也极为简便。实践表明,其在建设发展当中,存在部分问题。为解决问题,需要探索出有效解决途径,本文在这一背景下展开论述。
一、档案数字化建设实践现状
最近几年,数字化档案建设取得了一些成效。国家对档案管理工作引起高度重视,并颁布了有关的档案管理规划,其中明确地提出进行信息化、数字化档案建设,并列入国家发展规划当中。据此可知,档案信息化建设得到人们关注。自新时期以来,国家对档案数字化建设进行了积极有益的探索,已初步实现信息化档案管理,从而为数字化档案建设奠定了坚实基础。在建设档案信息化与数字化中,数字化档案管理显得尤为重要。通过建设数字化管理模式,打破管理瓶颈与封闭式管理模式,使档案管理愈发科学化与规范化,并为社会大众提供了优质服务。同时,对于档案管理工作提出全新标准与要求。
二、档案数字化建设实践中存在的问题
(一)档案数字化管理缺少规范性。当前,大部分企事业单位在档案管理中,存在些许不足之处,即档案管理工作相对滞后。首先,未建立健全档案管理模式与机制。在大部分企事业单位当中,会将多数资金投入科学技术研发等重要领域。因此,对档案管理工作缺少重视。资金投入不足是档案管理模式滞后的主要原因之一。其次,管理人员专业程度有待提高。在大部分企事业单位中,鲜有专门学习档案管理的工作人员,而且在企事业单位中多由其他相关专业者兼职此项工作。所以,在专业程度上略显不足,管理水平有限,无法有效规划与发展档案管理工作。还有少数专业人员即便掌握较多档案管理知识,但未将理论知识结合实践操作。还有少数企事业单位,非常不重视档案管理,对岗位从业者要求不高,甚至将即将退休的员工安排到这一工作岗位上。这部分员工在进行档案管理时,未根据现代化管理要求与规范进行操作,而且对于计算机知识所知甚少,不能娴熟利用现代化管理手段从事这一工作,间接导致档案数字化管理遇到难题。综合以上情形可知,当前国内大部分企事业单位的档案管理模式较为滞后,缺少规范化管理。
(二)档案数字化管理认识不足。现阶段,我国正处在档案数字化建设初始阶段,尚未透彻理解档案数字化管理模式。第一,从业人员专业化程度较低,在这一岗位上工作的人员,少有对口专业出身,因此致使其专业理论素养缺失,即便为本专业出身的工作者,也会或多或少存在理论与实践相分离的现象。第二,从业者在研究档案数字化时,极易受限于传统思维,创新突破意识不足。多数情形下,仅是在原有管理基础上进行延伸与拓展,显得非常局限,对于档案数字化缺少深刻理解与领会,并形成认知偏差,进而使其对于数字化档案建设具有盲目性。许多企事业单位为发展数字化档案,会专门建立数字化档案馆。在建立中,并不具备完整的建立方案,有时会在建立后期出现资金不足等问题;在数字化档案馆使用中,因为前期的工作弊端,致使后期需要投入高昂的系统维护费用等。
三、档案数字化建设实践与发展的应对
(一)规范档案数字化管理。以上论述得知,现阶段大部分企事业单位在档案管理中存在一些问题。甚至可以说许多地方的管理工作还相对滞后,而且在规范性上略显不足。第一,最为关键的因素,便是未完全建立完善的档案管理模式与机制。所以,在对这一实际现状进行改变时,需要构建出完善的管理模式与运行管理机制,这是数字化档案管理工作开展的主要前提条件。当企事业具有一套完善的管理模式与运行管理机制之后,其工作流程将会愈发标准且规范。第二,未解决工作人员专业水平问题。在具体招聘环节当中,招聘人员需要尽可能多招聘一些专业人才胜任这一岗位。对于那些在这一岗位上工作许久的老员工,应安排他们进行专业培训,使他们的技能得到强化。此外,对专业人才,需要对其开展相应的理论考核与实操培训,只有通过培训考核,才可以赋予他们相应的职位与薪酬。大部分专业人才虽然具备较为扎实的理论知识,然而实践能力偏弱,无法有机结合理论与实践。因此,在安排员工培训时,需要具有针对性,并做到人尽其才,将合适的人才放到合适的岗位上,从而使档案数字化管理模式发挥出最大的价值与作用。
(二)科学认识档案数字化管理。对档案数字化管理存在的误解,会在极大程度上制约数字化档案管理的发展。许多从业者极易受限于传统思维,缺少创新突破意识,在其理解当中,仅是在原有档案管理基础上做出相应延展。通过这一方式建设的数字化档案,缺少科学性与合理性。所以,为改变这一现状,应该摆脱对档案数字化管理产生的误解,不拘泥于思维框架。将更多的现代化思維融入其中,对数字化档案建设进行全面创新。在遵循数字化档案建设基础原则的基础上,将新颖的方法融入其中。此外,还需要对其进行资金上的合理投入,档案数字化的科学建设,绝不可以一味贪图发展的速度,而进行漫无目的的投资。数字化档案建设需要科学技术与大量资金支持,技术和资金之间具有互相结合的密切关系。虽然数字化档案建设急需科学技术提供支持,然而技术支持是以资金为基础,若是缺少二者其中的任何一种,均会阻碍数字化档案的健康持续发展。若是发生支持缺失的情形,可以通过以下两种方法进行解决:第一,运用技术外包的方式。这一方式是通过对已经开发完毕的软件进行购置,通过这一方式,实现两类支持相互结合的最终效果。对购置的软件应该按照数字化档案管理的发展做出相应调整。第二,全外包形式,即是将全部数字化档案建设工作,交由一个指定企业全权负责,但是这种形式需要投入大量资金成本。所以,各企事业单位需要根据自身实际情况,选出合适的形式,从而科学认识档案数字化管理。
四、结论
综上所述,为充分迎合时代发展潮流与需求,必须对传统档案管理方式进行改变。通过计算机系统的引用进行档案管理,可以使档案管理工作效率显著提升,最大限度节约信息传递产生的成本。为此,本文对当前档案数字化建设实践与发展策略,进行深入研究与探索,期望通过论述,可以为相关方面提供借鉴与参考。

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