浅析数字化技术在高校档案管理中的应用

智库 (8) 2021-04-10 09:52:01

档案资料是当今社会十分重要的资源,高校档案管理工作是基础管理工作的重要组成部分,要受到重视和关注。目前社会发展节奏较快,各行各业工作效率都处于稳步提高当中,高校档案管理工作也要运用先进的技术,促进其数字化水平的提升,搭建档案管理平台,为档案资料的收集、分类,编码、存放等提供科学的根据。数字化技术是互联网技术的一种,主要是针对档案资料中的信息和数据进行整合分类,促进档案管理效率的稳步提高,进而为提高高校的管理效能打好基础,从而为教职工和广大高校学生提供良好的档案相关服务。
1 高校档案数字化的价值和意义
1.1 促进高校基础建设水平的提高
高校档案刮泥工作是基础管理工作之一,促进高校信息化建设不能少了档案管理。高校檔案管理工作中运用数字化技术可以为档案管理构建崭新的环境和条件。首先,高校档案管理主要由档案管理部门负责,传统档案管理主要管理的纸质档案较多,纸质档案是重要的信息载体,但目前,也建立了很多数字档案,数字档案需要借助计算机设备进行编写和存储,以光盘和磁盘为存储介质,数字化档案的出现就需要采用信息技术进行管理。计算机设备和技术应用于高校教学和管理工作十分普遍,运用数字化技术管理档案是高校基础建设水平提升的重要体现。
1.2 有助于改善档案环境,提高工作效率
高校档案资料中有很多有价值的资料,关系到教职工的职务晋升和工作调整等,关系到广大学生的学习和毕业就业等问题,必须要充分发挥档案资料的重要作用。采用数字化技术可以冲破传统档案管理的局限性,要提高档案的开放性,提高档案管理的效率。传统档案管理较为行政化,现阶段,档案管理要朝着规范化、信息化、智能化的方向转变,实现资源的合理配置,为高校教育和学生素质提升提供所需的资料。高校档案管理工作过要逐渐依赖计算机设备等,改变传统人工管理的弊端,提高工作效率。数字化技术的应用需要投入大量资本,但经过科学计算,会省去很多人工费和纸张及印刷费用,这样会降低管理成本。
1.3 有助于保护档案资料
转变档案管理模式,运用数字化档案可以延长档案的寿命,避免纸质档案存在的被损坏和被腐蚀的风险,纸质档案存放效果与时间和环境关系密切,存放不当会导致纸张风化,如果档案室温度和湿度不当,会导致档案受潮发霉,很多资料被损坏,电子档案则少了这方面的顾虑,运用数字化技术可以保证档案保护工作十分到位,也不会像纸张档案随意受到修改和弄上污迹。
1.4 有利于实现信息资源共享
高校档案资料是重要的信息和数据资源,采用数字化技术运用于高校档案管理是十分必要的,可以通过建立档案信息库,对档案资料进行统一收集和整理,根据档案资料的差异做好分类存储。同时,高校档案资源可以根据保密性适度向外界开放,例如部分关于专业教育方法的可以提供给教育部门和其他院校进行借鉴,促进档案资源的传递和共享,提升信息资源的使用效率,为社会造福。
2 高校档案管理存在的不足
2.1 高校档案管理数字化意识薄弱
高校在基础管理工作中,相对于教育教学工作和校园管理工作,档案管理工作一直处于比较边缘的位置,院校领导对于档案管理工作不够重视,对于档案管理信息化建设意识不强,数字化思维没有形成,档案管理工作一直由单独的档案管理部门管理,但与其他部门关系联系不够紧密,导致很多重要文件没有及时归档,档案资料不够完善和齐全。
2.2 档案管理方式有待调整
随着高校学生人数的逐年增加,高校中档案资料数量也在逐渐增加,档案馆或档案室的管理资料规模庞大,给档案收集、整理、分类、存放提出了较大的挑战。现阶段,部分高校档案管理还存在着一些显著的问题,例如档案管理方式较为落后和单一,档案管理效率较低,档案资料的利用率较低等等。20世纪90年代以后,高校档案资料以惊人的速度增加,面对档案的增加,部分高校档案管理仍以人工管理为主,管理方式较为之后。部分学校为了提高效率,采购了一些计算机、复印机、扫描仪等设备,但是档案管理平台没有建立,档案借阅管理不够严格,档案检索难度较大,很多档案资料查找起来十分困难,耗费大量的时间。高校还没有建立无纸化电子档案,没有将图像、文字、声音等建立档案管理形容,档案管理耗时较长,信息涵盖不全。后期,随着社会发展,高校中电子档案逐渐增加,这样增加了管理的难度,数字化技术应用不充分,导致档案查询效率低,档案材料不齐全,档案秘密等级分类不严谨,档案鉴定不到位。
2.3 档案管理人员素质有待提高
高校档案管理工作与人员的素质和能力息息相关,想要提高档案管理效果就必须提高档案管理人员的能力和素质。但目前,部分高校档案管理人员缺乏数字化意识,对于一些先进设备操作方法不了解,对于数字化技术的应用不足,导致高校档案管理质量较低。高校档案人员要对现代化技术进行钻研,提高档案管理的实效性。
3 数字化技术在高校数字档案管理的应用
3.1 运用数字化技术对高校档案资料进行规划   高校要结合档案管理工作的特点和实际,对档案资料的现阶段管理进行分析和研究,高校的档案资料分为多中国类别,如行政类、教学类、党务类、财会类、科研类等,除了一些文字资料,还有图片、音频、视频等等都是档案资料中的重要组成部分。高校要对多种档案资料进行分类整理,运用数字化技术提高档案资料的管理效率。其次,高校档案管理中涉及人员、技术、资金等问题,因此,高校要为档案管理数字化的进展提供足够的资金和技术支持,要建立档案管理专项资金,建立勤工助学岗位,学生也可以积极参与到档案管理工作中。高校要充分发挥档案资料的价值和作用,做好档案资料存档和保护,建立长效管理机制。
3.2 电子档案收集整理工作有待强化
高校档案管理中会管理和存储很多的电子档案,要结合档案管理实际建立数字档案管理系统,各个学院之间要建立一定的关联,进而促进各类电子档案的传递和共享,这样有助于实现档案资料的及时归档,保证档案资料的齐全性。其次,高校要重视计算机设备的使用,要重视软件与硬件的管理,为档案管理工作的开展提供坚实的数字化环境,进而保证电子文件管理的实效性。
3.3 做好高校档案资源的共享
传统高校档案管理工作存在一些显著的弊端,操作方式较为落后,档案资料的归档管理力度较小,很多档案资料没有及时归档,导致资料丢失,档案资料不完善等等,档案借阅及归还记录不详细,档案资源价值没有发挥出来,因此,高校要运用数字化技术提高档案资源管理的价值,提高资源的共享性。为了提高各个院系和部门档案资源的管理效率,要搭建数字化网络平台,建立档案资料电子库,利用专业设备进行档案资料的处理,进而提高调阅及使用档案的效率。
3.4 提高高校档案信息资料的协同管理
数字化档案资料的管理需要多个部门之间的配合和协作,需要多个人员之间岗位工作的互动。高校要强化各部门的数字化档案管理意识,要提高档案管理人员的数字化观念,对其定期组织培训和教育,可以将很多资料转化为电子档案资料,这样可以提高电子档案资料的管理效率。高校要提高档案管理人员的责任感,要定期做好电子档案和补充。
3.5 加強档案管理队伍建设
高校要建立科学的人才引进机制,要依靠专业的管理制度和良好的工作环境吸引人才,同时,要提高档案管理人员的责任意识和管理意识,同时,使他们掌握先进的设备操作方法和网络信息技术,提高档案管理工作的效率。其次,高校要定期组织档案管理人员的培训,以讲座的形式提高档案管理人才的能力和技能,针对数字化技术进行学习,具体的包括电子档案的编目和分类,做好电子档案资料的备份,提高数字化档案管理的质量。
3.6 完善高校档案信息安全系统
高校要完善档案信息安全系统,一些电子档案存储于一些介质和计算机中,要做好计算机硬件的维护和维修,保证档案资料的安全和完整。很多电子档案存储于计算机中,面临着一些系统安全问题,如黑客的攻击和病毒的侵入,计算机要建立防火墙,要做好定期杀毒,清除网络垃圾,要做好安全密钥处理,很多系统需要验证身份才能进入档案管理系统。其次,要对重要数据进行备份,做好数据维护,设置好访问权限,提高高校档案信息的安全性。
4 结束语
随着信息技术和数字化技术的发展,高校档案管理工作也要与数字化技术挂钩,提高档案管理的实效性,提高档案资料管理效率,发挥档案资料的价值,为高校教育教学和科研事业提供科学的依据,为学生毕业后一些重要档案资料的管理提供完整的管理体系。

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