浅析高校档案数字化面临的问题及对策

智库 (25) 2021-04-10 09:46:57

信息技术、网络技术和电子政务技术的日益发展与成熟对各类档案工作产生了巨大影响,其中包含高校档案工作。高校档案工作既是高校的基础性工作,关乎高校的历史与未来,更是我国档案事业的重要组成部分。因此,高校档案工作应与时俱进,顺应时代发展潮流,借助信息技术、网络技术等开展馆藏档案数字化工作。
一、高校档案数字化的概念
借鉴档案数字化概念,笔者认为高校档案数字化是指将高校馆藏档案信息利用计算机技术、扫描技术、OCP技术等转化为数字化形式,并通过网络技术、数据库技术等挂接至档案管理数据系统中,从而将以往的入库调卷查档方式改为数字查档方式,简化查档流程,提高利用效率,并为档案资源共享打下基础。如今,高校档案数字化工作主要包括存量数字化及增量电子化两部分。
二、高校档案数字化的优势
(一)提高档案利用效率。高校档案是档案工作人员收集、整理、编目、归档入库的有保存查阅价值的历史记录,其目的是提供利用,只有提供利用才能使档案价值从静止转为动态,才能为人所认识、运用。档案价值具有隐蔽性,只有开发利用,才能使档案的潜在价值变为现实价值。档案数字化后无需入库调卷,只需通过网络输入检索条件即可立即查出所需信息,简化了查档流程,在同等时间内,档案工作者可为多位查档者提供服务,大大提高了利用效率。同时,减少了利用者的等待时间,提高了服务质量,使利用者的满意度显著提升。除此以外,档案数字化可减少档案工作者的劳动强度,节省了入库调取纸质档案的时间,使其价值得到充分提升。
(二)减少纸质档案磨损。高校档案馆收集保管了大量反映学校创建、变迁、发展、建设等历史过程的各种载体的珍贵档案材料,广泛服务于校内外各个部门和个人,具有历史悠久、类型齐全、受众范围广、利用频率高等特点,许多档案材料已有不同程度破损,频繁的调档查阅更是不利于档案长久保存。而档案数字化简化了调卷流程,用电子版和扫描件代替纸质档案,将其上传至档案管理系统,挂接至目录文件下,再次利用时只需在系统中检索即可,利用者可以不受时间、地点的局限, 随时、随地实现档案的异地查找,而无需再调取原件,妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾,使珍贵的档案原件保存得更加长久。
(三)利于档案资源共享。档案数字化是实现档案资源共享的基础与前提,为档案资源共享提供了条件。高校档案馆馆藏内容丰富,类型全面,历史悠久,但囿于传播方式和自身形式的局限,高校档案资源面向的受众范围非常有限,各高校间的交流共享也非常有限。如今,档案数字化为扩大宣传范围,加强交流共享提供了便利,借助信息和网络技术,能有效扩大档案宣传范围,丰富档案传播途径,使更多人了解高校档案,提高高校档案的社会价值。此外,档案数字化为档案资源共享提供了基础,使众多兄弟院校之间的交流联系进一步加强,共同促进档案事业不断发展,提高档案管理水平。
三、高校档案数字化工作面临的问题
(一)重视程度及投入力度欠缺。高校档案是高校文化的沉淀和高校歷史的记忆,具有不可替代的资料和凭证价值,高校档案工作是维护学校历史真实面貌、传承学校文化记忆的一项重要基础性工作,是衡量学校教学、科研、管理水平的重要标志和依据。但由于档案工作具有一定的滞后性,相对于在高校占重要地位的教学与科研工作而言,其处于辅助服务地位,所以,高校普遍对档案工作缺乏应有的重视,档案工作长期被边缘化。从而导致档案管理工作的发展水平普遍低于学校整体发展水平。档案数字化工作是一项长期性工作,不仅需要购置扫描仪等硬件设备,还需购买档案管理系统等软件设备,这些势必须大量专项经费支持。而从当前现状来看,大多数高校档案馆的经费仅能维持日常办公所需,开展数字化工作还远远不够。
(二)缺乏复合型档案人员。随着高校的发展壮大,高校档案数量逐年增多,类型日益丰富,对档案工作者的需求日益增加,档案数字化工作给档案人提出了更高的要求,不仅要熟悉传统档案收管用模式,还应与时俱进,具备一定的计算机技术、网络技术、数据库维护等技术,掌握各类应用软件及相关信息技术知识。目前,各高校档案馆普遍存在工作人员编制不够、人员结构趋于老化、档案及计算机专业人员缺乏等问题,阻碍了档案数字化的深入推进。
(三)存在一定安全隐患。数字化工作为档案安全提出了新挑战,如计算机病毒的威胁、黑客的攻击、档案应用系统的安全、档案内容的安全、电子档案数量逐年增长带来的存储危机、网络的物理安全等问题。档案安全理念不能仍停留在防火、防盗、防潮、防虫等传统纸质档案的安全管理层面,而应拓展至电子档案领域,如果不能完善安全措施,解决安全隐患,会影响档案数字化工作的开展。
四、高校档案数字化工作应对策略
(一)提高重视程度,加大投入力度。高校档案馆应充分认识到档案数字化工作的重要性,将其作为当前工作的重中之重,在全馆加强交流学习,调研兄弟院校的开展情况,从中吸取宝贵经验。针对本馆当前开展情况,制定短、中、长期数字化计划与目标。加大宣传力度,将数字化成果多元呈现,提升档案工作在学校工作中的地位。主动向分管校级领导汇报档案数字化工作的重要性和必要性,争取校级领导的重视与支持,以实际行动呼吁学校划拨档案数字化工作专项经费,加大对档案数字化工作的关注度和支持度,保证档案数字化工作的有序进行。
(二)培养复合型档案人才。高校档案馆可采用引进人才和继续教育相结合的手段培养复合型档案人才,在招聘时适当引进计算机、网络工程等专业毕业生,丰富馆内人员专业结构,为数字化工作招募专业技术人才。对馆内现有工作人员及各部门兼职档案管理员采用定期培训、继续教育等方式,组织档案工作人员学习新理念、新技术,前往兄弟高校调研学习,交流经验,取长补短。不断提升馆内档案工作人员的思想认识、实践技能和专业技术,使其掌握数字化常规操作技能,档案管理系统操作技术。培训学习与继续教育是一项长期工作,应伴随数字化工作进程,及时调整工作内容,保证数字化工作的顺利开展。   (三)完善安全防护措施。伴随档案数字化工作的开展,传统的防火、防盗、防虫等库房安全管理措施已不能满足当前需求,高校档案馆应结合实际情况完善本馆安全防护措施,在重视库房安全的同时,也应重视网络安全。档案数字化工作基于计算机技术、网络技术等开展,因而容易遭受网络黑客、网络病毒等多重攻击。在数据保存时,也易因网络故障、硬盘损坏而遭受数据流失与损坏。因此,高校档案馆应完善本馆安全防护制度,从各方面防患于未然。采用脱机保存形式,尽可能避免网络攻击带来的损失,购买质量过硬、性能较强的软硬件设备,避免设备故障带来的数据损坏。从正规渠道选购业界口碑较好、广泛使用的档案管理系统,将目录与数字化成果一一对应,并对用户访问系统资源的权限进行严格认证和控制。实施电子文件和数字档案备份制度,异地备份保管,以免发生意外而造成档案信息数据丢失。完善档案利用安全保密制度,处理好档案保密与信息开放的关系。在馆内加强保密学习,防止学校重要信息泄露。
(四)制定电子档案管理办法。高校档案作为一个独立的系统, 没有统一的管理标准,因此系统内的数据与数据之间的关联度不高, 如果进行统一的管理恐怕有难度。面对日益增加的电子档案和迫切的管理需求,理应出台相应的电子档案管理办法,使电子档案管理有章可循。《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。各高校档案馆可参照这一国家标准,结合本馆实际情况,制定出适合自己学校的一套规范、操作性强的管理制度,从源头上控制电子文件质量,提高规范化程度。
档案数字化工作对高校档案馆而言,既是发展的机遇,也是面临的挑战。技术的发展为高校档案馆提供了解决问题的可能性,如何迎难而上、抓住机遇仍然是每个高校档案馆应该思考的问题。这既是时代给予的挑战,也是时代赋予的使命,是社会的需求,也是高校档案馆自身发展的需求。档案数字化已然是大势所趋,因此,高校档案工作人员应顺应时代发展趋势,顺势而为,转变思路,探索出路,牢记自身使命,使高校档案发挥更大的价值。

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