浅谈高校教学档案的数字化管理

智库 (18) 2021-04-10 09:30:29

1 高校教学档案的数字化管理特点
数字化管理是高校教学档案管理的大势所趋,在高校教学档案管理中具有巨大的优势。其中,高校教学档案的数字化管理主要呈现三大特点,分别是数字化归档、虚拟化平台和数据化信息,具体内容如下。
1.1 数字化归档
对于高校教学档案管理而言,数字化管理就是在教学档案中利用数字技术进行的管理。其中,对教学档案的归档也不可避免地打上了数字化的烙印。所谓归档,就是教学档案的存档工作,在数字化管理的作用下,经系统整理移交档案室或档案馆保存,使高校教学档案管理更加便捷,便于统一管理和控制。由于归档工作中涉及很多原始性的资料,通过数字化归档以数字文件的方式保存,更有利于长时间存放。
1.2 虚拟化平台
高校教学档案的数字化管理建立在虚拟化平台上,依托虚拟化平台进行教学档案管理,有利于实现教学档案管理数字化。一般来说,高校教学档案的数字化管理工作并不是某个学科的教学档案,而是各个学科、院系的教学档案资料,都交由档案管理部门管理。数字化管理通过虚拟化平台实现教学档案的整合,使管理覆盖各个学科和院系。
1.3 数据化信息
在数字化管理中,高校教學档案以数据化的形式呈现档案信息,无论是纸质文档还是照片档案、视音频档案,都转化为数据化信息,以数据报表的形式进行记录、查询、存储。高校教学档案管理通过收集、整理、记录、分析数据,以数据作为教学档案的重要参考指标,使教学档案直观展现。不仅如此,在数字化管理的作用下,高校教学档案简洁、明确、高效,这种现代化的管理方式,日益成为档案管理者的得力助手。
2 高校教学档案的数字化管理策略
数字化管理的重要性不言而喻,教学档案作为高校档案管理的重要内容,教学资料较多,教学重要文件也较多,应用数字化管理方式需要一定的技巧和方法,具体的应用策略如下。
2.1 加强数字化管理意识
高校教学档案的数字化管理必须具有数字化管理意识,也就是说,在高校教学档案管理工作中要体现数字化管理意识,并将数字化管理方式运用到具体的教学档案管理事项中。首先,高校领导要重视数字化管理的作用,在高校档案管理中强调数字化管理的重要性,加大对数字化管理的宣传和引导力度,为实施数字化管理奠定思想基础。其次,加强高校教学档案管理人员的数字化管理意识。只有将数字化管理意识深入人心,才能外化于行,使高校教学档案管理在实践中游刃有余。目前,笔者所在学校各级领导非常重视教学档案的数字化管理,公开招标数字化公司,部门人员配合工作,有序开展数字化工作。
2.2 健全数字化管理安全体系
利用数字化手段管理高校教学档案时,存在一些不确定因素,影响教学档案的数据安全。因此,为了确保高校教学档案数字化管理的安全,健全数字化管理安全体系非常必要。在具体做法上,要从高校教学档案数字化管理的全局进行部署,做好教学档案数字化管理的顶层设计工作,从统筹规划教学档案数字化管理规划到数字化管理安全目标细分以及数字化管理安全管理机制建立等。一方面,加强对高校教学档案数字化管理的软硬件监管,加强数字化档案应用软件的安全管理,加强安全技术保障,如利用多级权限设置及密码管理等,避免教学档案数据非法访问、篡改及破坏等,而硬件安全管理则需要联合高校内部的计算机专业人员,制定设备故障、损害以及载体破坏的预防性措施,做好教学档案数字化备案工作;另一方面,加强对高校教学档案数字化管理的安全监督检查,设置专人专职对高校教学档案数字化管理的安全状态进行监督,确保教学档案的安全性和保密性。
2.3 完善数字化管理基础设施
完善数字化管理基础设施是高校教学档案数字化管理的有力举措,通过配备高校教学档案管理数字化设施,能够满足当前高校教学档案数字化管理的需要,提高高校档案管理的先进性和现代化水平,使高校教学档案数字化管理起到事半功倍的效果。在具体做法上,高校应加大对教学档案数字化管理的投入,考虑到数字化管理对软件和硬件要求较高,所以高校应在基础设施建设方面进行数字化管理扶持,如高速扫描仪、相机等;存储设备,如存储器、硬盘等;网络设备,如服务器、交换机等;软件系统以及数字化加工软件、档案管理系统等。做好软、硬件基础设施的保障工作,能够确保高校教学档案数字化管理工作的有效性。现阶段,在各级领导高度重视下,高校数字化管理基础设施不断完善,为档案馆教学档案数字化招标和设备更新增添物力财力,为高校档案数字化管理奠定物质基础。
2.4 提高数字化管理人员水平
在高校教学档案数字化管理中,档案管理人员的水平提升应具有长期性,不断提高专业能力,应与时俱进,随着数字化管理应用不断更新,以满足数字化管理的需要,更好地推进数字化管理工作在高校教学档案管理中深入发展。要想提高数字化管理人员水平,可以从两个方面入手:一方面,加强现有教学档案管理人员的数字化意识和数字化管理认识,通过定期或不定期开展以“数字化应用”为主题的教学档案管理培训,对接数字化管理的前沿知识,了解当前教学档案数字化管理的发展趋势,以更好地优化教学档案管理人员的数字化管理专业知识结构,提高技能水平,提升数字化管理质量;另一方面,聘请行业专家来校讲座,对教学档案管理人员进行专业化、系统化培训,使他们不断深入研究,满足档案信息的多层次需求,具体表现为高校教学档案管理人员能够尽快熟悉电子文件加工归档和服务流程,顺利完成档案编码、归类、排序等一系列操作任务,健全档案门类,加快实现数字化管理。   2.5 挖掘潛力,“向科技要效率”
科学技术就是生产力,高校教学档案的数字化管理潜力巨大,在实现数字化管理的过程中,高校需要应用科学技术,最大限度地利用数字化管理方式提高高校教学档案管理的有效性。科技赋能之下的高校教学档案管理,开启了数字化发展的新时代,通过技术架构优化可以支撑数字化转型,并以用户使用需求为导向,建立智能化教学档案管理平台,不断完善系统细节,跟踪测试,让教学档案数字化管理符合高校的实际需求,对内管理与对外分享更加合理化,进一步体现“向科技要效率”。人工智能技术在各个方面都占据着绝对优势,高校教学档案管理也是如此,应用人工智能技术实现数字化管理,正是“向科技要效率”的表现。
在具体做法上,高校应在数字化档案服务中引进全新的技术,如人工智能技术,通过模仿人的大脑运行与使用机制解释和处理档案管理中的相关数据,建立大脑神经元网络,并用来传递信息,分析图像、声音和文字。需要注意的是,人工智能档案管理系统建设一般分为3个阶段:一是成长阶段,即设备选择;二是起步阶段,即系统的技术支持;三是发展阶段,即数据中心、云端、云服务器的培训与使用。对于高校教学档案数字化管理而言,人工智能教学档案管理是未来发展趋势,利用人工智能技术进行档案管理,可以对档案信息资源进行智能辨别和分类,也可以在现有技术的基础上,进行信息化、智能化的升级改造或升级转型,大大提高数字档案信息资源的使用率。
3 结 语
高校档案纷繁复杂、类别众多,随着网络技术快速发展,高校教学档案的数字化管理成为教学档案管理的必经之路。数字化管理方式非常方便,还省时省力。要想最大限度地发挥数字化管理的作用,高校教学档案管理工作应肯定数字化管理的作用,深挖数字化管理在教学档案管理中的价值,从思想领域、安全领域、基础设施、管理人员等多方面进行优化管理,“向科技要效率”,力求最大化发挥数字化管理的效能,这样多措并举解决数字化管理中遇到的问题,能够满足高校档案海量数据管理的需要,促进高校教学档案的数字化管理工作取得“质”的飞跃。

THE END

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