深入推动档案数字化进程

智库 (6) 2021-04-10 09:29:33

数字档案是社会发展新时期全新的档案形式,在网络信息化发展基础上快速发展。数字档案数量增长,促使数字档案馆建设需求不断增长。当前在我国数字档案馆全面建设阶段,要分析数字档案建设中的重点,建立更为规范的数字档案管理体系。
一、数字档案馆功能概述
在社会发展新时期,过去传统的管理模式不能有效适应现阶段多样化的管理要求,要注重实现档案管理自动化发展。在推动数字档案馆建设中,要对存储条件、保管措施合理优化。传统借阅方式和现代化社会发展趋势不能有效对应。在信息技术应用基础上,数字档案在发挥档案价值基础上,能有效调控档案信息查阅时间,促使各项科研工作全面发展。在传统档案馆馆藏中档案实体是管理主体,由于馆藏能力受限,难以对多项信息进行深入挖掘。基于数字档案馆建设能有效存储多项信息资源,实现信息在虚拟和现实环境中的传递,信息共享速率提升,档案管理工作效率能全面提高。
二、当前国内数字档案馆发展现状
(一)数字档案馆建设范围不断扩大。在数字化时代发展中,我国多数地区建立了数字化档案馆,建设规模不断扩大。在诸多经济、技术领域发展较快的地区数字档案馆建设初具规模,数字档案管理体系建设完善。另外,国内多个地区开始推动数字档案馆建设,在建设阶段明确今后网络化、集群化发展方向,构建更为完善的档案馆建设发展体系。
(二)数字档案馆建设内容日益丰富。在数字档案馆体系日益发展完善的背景下,数字档案馆建设主要内容也在发生转变。不仅仅是单方面对馆藏档案资源进行梳理,其原有的建设领域也在不断拓展,建设方向更明确。在数字档案馆建设内容逐步丰富的背景下,有较多数字档案馆在多项业务中开始注重信息资源数据、档案信息登记备份,在多区域数字档案馆建设中开始强化多项先进技术应用,补充更多建设内容。
(三)数字档案馆信息服务成绩突出。在档案信息管理服务中,我国档案管理部门开始组建档案信息共享部门,促使档案信息有效应用,做好信息查询。在数字档案馆建设中,对原有管理模式中存在的限制性要素合理调控,促使其管理开放化水平不断提升。人们能快速查找较多档案内容,促使档案服务质量全面提升,使得档案信息管理更为高效。
三、国内数字档案馆发展趋势探析
(一)全面优化技术应用策略。在数字档案馆建设发展中,馆藏资源要基于各项技术载体进行存储、管理。相关建设部门应做好上层结构设计,对海量数据信息存储管理,实现海量数据检索访问,使得多项数据能长期性保存。在顶层设计中,要明确总体管理的设计方法,要从整体角度对数字档案建设方案优化设计,确保设计方案拟定更为规范。将数字档案管理机构系统性全面展示,对各项发展目标合理拟定。在数字化技术全面发展中,各类电子文件档案归档数量不断增多,在多项信息储存中,对存储技术应用提出了更多更高要求。在海量存储设备应用中,能对相关文件进行存储,还能优化数字化档案信息管理各项服务。管理部门应重点发挥出网络环境在线存储技术应用价值,拓宽存储空间。比如常用的DAS技术、CAS技术、SAN技术、NAS技术等。在现阶段社会多领域发展中,在档案管理中要保存的数据在不断增多,当前要合理选取对应的数据挖掘技术等,对档案数据资源深入分析、整合与挖掘,突出档案管理价值。最后还应整合多媒体数据访问技术以及数据检索技术,在数字化检索技术应用中主要是基于内容为基础的信息检索,其中主要是基于多媒体对象内容与语义环境进行信息检索,在信息检索中还要实现图像信息检索,以不同内容为主体的视频检索和音频检索。
(二)逐步完善数字档案馆建设标准。在数字化档案馆建设中,要划分完备的组织标准以及技术标准,这样能建设提供更多技术动力,为开展数字档案馆建设活动提供各项依据。目前在数字档案馆建设方面应遵循以下原则:首先拟定数字档案馆建设标准衔接措施,在数字档案馆建设中,将数字档案馆建设特征融入建设范围中。相关建设人员要对传统档案管理标准进行分析,做好各项配套工作,提升档案工作系统化程度。在数字化档案馆建设中与国际社会现行的各项通用标准相互对接。当前世界各个国家在档案工作中采取的工作模式具有较大差异,但是管理技术存有诸多相似地方,国内在数字档案馆建设中已经获取了较多发展成果,具有完善的参考数据。相关建设部门对各项技术发展路径全面探究,设定相应标准。
(三)向档案信息用户提供“一站式”服务。全面开展数字档案馆建设工作,应明确档案信息服务的重要位置。在数字档案馆总体建设设计中表现出以人为本、以内容为主体的原则。在多个互联网界面上能对数字档案馆内部与外部环境中的多项信息资源多层次展示,使得用户信息查询中各项操作能得到有效优化。依据各项规则能为档案用户提供一站式服务,在数字档案馆建设中发挥出网络媒介作用,通过网络技术来优化各类档案管理服务,建立网络档案数据库。在数字档案馆建设中要明确网络数据库建设的重要性,在数据库建设中要遵循便捷度高、易执行等特征。目前数字档案馆档案信息服务在执行中,要做好多项信息组织与交流,对各项建设措施合理调节。选取较为先进的计算机网络以及通信技术,对数字环境中档案信息合理收集与整理、储存,为档案用户及时提供档案管理工具。在管理阶段发挥交流平台的应用价值,为广大数字档案用户提供更多服务,为其提供各项申请、数据信息检索以及资料查询工作。
(四)开展新型数字知识服务,实现资源协同与信息增值服务。从目前国内大多数档案馆建设现状中可以看出,我国多数纸质档案在存储与管理中实现了数字化,数字档案馆基础建设完善,还要注重强化原有的管理网络建设,做好各项管理业务协调,补充更多数字档案服务,是今后数字档案馆建设发展中的重要内容。在数字档案馆建设中,全面实现网络化发展,管理网络要对各类档案馆系统全面协调与整合。各层管理部门之间要强化联系,这样有助于对前端档案文件合理控制,强化政府部门有效协作。全面推动档案管理网络化进程发展,能促进我国多数档案信息合理应用,引导社会公众做好档案信息决策工作,推动社会经济全面发展。
(五)推动云模式数字档案馆建设。各层级档案部门在档案信息资源以及网络系统开发建设中,应能及时向所在区域档案信息化建设部门联系备案,强化综合安全防控意识,避免泄密问题发生。设定安全管理制度,从制度层面上强化档案数据安全管理,上网档案信息要通过规范化检查。在云计算环境中,档案馆要结合用户信息需求以及用户层级,做好信息资源访问权限划分。数字档案馆可以基于PMI(特权管理基础设施)进行授权管理,引导多数客户登入“云”之后依照相应角色展开数据查询以及信息浏览。合理选取数字签名技术以及公钥加密技术,能保障“云”环境信息资源传输与存储安全全面提升,要强化数字签名服务、公钥加密系统平台建设。在数字化、云环境档案中,要在网络应用中合理应用加密技术,提升数据安全性,构建安全稳定的网络运行环境。在“云计算”广泛应用中,要注重拟定相关行业发展标准、管理措施、技术手段等。各个档案馆整合多项力量拟定“云计算”应用规范,建立行业发展标准。相关政府管理部门要全面遵循《档案管理办法》以及《档案工作规范》,建立档案馆服务体系。对各类档案信息资源合理配置,对各个馆际之间分散化的信息资源合理整合,能有效解决档案馆信息孤岛等相关问题。
五、结语
在我国现代化建设中,要注重突出数字档案馆建设的重要性,实现传统档案管理模式发展转型。现阶段要基于数字档案馆建设现状,整合各项技术措施,优化各项管理服务,推动我国档案事业全面发展,能与大数据发展时代有效融合、相互促进。

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