城建档案管理数字化建设问题分析

智库 (10) 2021-04-10 09:18:58

随着我国社会经济的迅猛发展以及科学技术的发展进步,在“互联网+”时代,智慧城市建设已经悄然兴起。在智慧城市建设背景下,城建档案管理数字化建设工作开始普及,城建档案管理数字化建设工作能在很大程度上提高城建档案管理工作的效率,并为后续的建设工作提供数据支持,从而有力地推动智慧城市建设。
一、城建档案简述
所谓的城建档案,泛指在城市建设规划、建设与管理活动过程中所形成的具有一定保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录材料。这些材料全面记录了该城市建设从最初的规划到当前建设成果的全过程,具有极高的文献价值,能为城市现代化发展的规划决策提供重要的参考。
二、城建档案管理数字化建设工作的意义
城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。这些历史记录十分繁多,且大多是纸质材料,对其进行保管,不仅需要较为广阔的空间,还需要耗费大量的人力物力和财力。因为纸质档案必须做好防潮、防水、防火以及防止虫鼠啮咬,一旦发生损毁现象,就会造成大量珍贵文献资料的遗失,从而造成十分严重的危害和影响。在传统的管理工作中,城建档案馆建设在不同的区域,使得人们在检索查阅时出现较多的困难,而利用先进的信息技术对这些档案资料进行数字化处理,则能够有效改善传统管理工作中存在的不足,实现档案信息数据资源的共享,而且数字化档案资料很少占用空间,也能节省大量的人力物力和财力,并充分发挥出档案信息应有的作用,从而为城市建设工作提供更大的支持。因此,加快城建档案管理数字化建设工作具有十分重要的意义。
三、城建档案管理数字化建设的主要内容
当前,要想将传统纸质的城建档案转变为数字化档案,其建设的主要内容分为如下方面:
(一)加强基础设施与应用系统的建设。加强基础设施建设主要是指建设数字化的城建档案网络一级响应的设备、仪器,在此基础上,才能够进行应用系统的建设,如建设与之配套的软件系统,并收集、整理各种各样的城建档案。
(二)构建数据库并将文字档案数字化。在完成基础设施与应用系统建设的基础上,城建档案管理工作者还必须构建数据库,并将原有的各种城建档案进行数字化处理,使其成为各种类型的电子文档,然后统一纳入数字化数据库中进行分门别类的保管。
(三)制定完善的管理标准与管理规范。在完成城建档案数字化工作以后,为了更好地收集、整理电子文档,并做好数字化城建档案的建档、归档、存储、查询及借阅等活动,还必须制定完善的管理标准与管理规范,保证城建档案管理数字化建设工作有序进行。
四、城建档案管理数字化建设工作存在的问题
(一)初期建设难度较大。当前,要想开展城建档案管理数字化建设工作,初期建设的难度较大,因为在初期建设阶段,不仅要进行基础设施建设和应用系统建设,还要制定完善的规章制度,并全面收集、整理纸质的档案资料,将其转换成数字化的档案文档资料,然后做好录入工作,在此基础上,还要进行分类建档,以保证后续查询和借阅工作的顺利进行。这些工作任务量较大,需要耗费大量的人力物力和财力,因此,存在的难度较大,一旦出现任何差错,都会影响到后续工作的顺利进行,也会影响到档案资料的使用。
(二)管理信息易出现缺失现象。城建档案管理数字化建设工作,会因为信息网络存在着不稳定性而造成部分档案资料的遗失,从而导致管理信息出现缺失现象,这样就会影响到数字化管理工作的效率。而且,数字化电子文档在管理的过程中,会因为计算机软件和硬件设施的原因以及人为因素或信息网络自身的问题,影响到电子文档的稳定性,极易造成档案资料的缺失,特别是一些十分重要的城建档案信息,一旦因为各种因素的影响造成遗失,都会影响到档案资料的完整性,为后续的使用带来不便。
(三)管理信息易遭受泄露。城建档案是城市规划、建设的历史记录,对后续的城市建设具有十分重要的指导作用,具有极高的保密性。但网络管理极易出现漏洞,一旦出现网络漏洞,就会造成珍贵资料的泄露,甚至被不法分子盗取或者篡改,这样就会影响到城建档案信息的安全性。因此,相关部门必须重视数字化城建档案管理工作的安全性,重视城建档案信息的安全管理工作,避免因网络安全导致城建档案信息的泄露和篡改。
五、城建档案管理数字化建设问题的解决对策
(一)系统规划城建档案管理数字化建设工作。在进行城建档案管理数字化建设工作的过程中,相关部门必须系统、科学、合理地规划城建档案管理数字化建设的工作流程和体系,以提高数字化建设的速度,更好地为智慧城市建设提供支撑。在实际操作中,相关部门的管理人员必须根据管理学原理,科学统计城建档案管理数字化建设工作中各环节的内容,并根据先后顺序一一进行,同时组织合适的人力,花费一定的时间和财力对原有的纸质档案进行分类整理和电子文档的制作,只有这样,提前做好准备工作,并挑选具有强烈事业心和责任心的工作人员参与到城建档案管理数字化建设工作当中,才能全面、细致地对所有的纸质档案进行收集和整理,从而更好地进行规划,抓住工作的重点,进而促使城建档案管理数字化建设工作有条不紊地进行。
(二)制定完善统一的建设标准。在进行城建档案资料管理数字化建设时,相关部门还必须提前制定出完善、统一的建设标准,这样才能保证城建档案资料数字化建设工作顺利进行。在指定建设标准的过程中,首先必须依据住建部颁布的相关条文准则,然后结合本地区城建档案管理工作的实际情况,制定出统一的格式与标准,然后根据标准开展数字化建设工作,并保证严格按照建设标准来进行,避免存在随意而为的现象,从而保证数字化城建档案建设工作的合理性和规范化。在建设的过程中,地方政府还要积极发挥出宏观调控的作用,加强指导,并加大政策和资金的扶持力度,在条件允许的情况下,对本地区不同城市之间的城建档案进行有效整合,打造综合利用数据平台,适当增加查询、在线阅览、在线交流讨论以及提建议或意见的功能,这样能促进城建档案管理数字化建设系统多样化的发展,从而满足不同阶层使用群体多元化的使用需求,提高其使用的效率。
(三)提高网络系统整体的安全性能。针对网络安全性问题,为了提高城建档案管理数字化建设工作的安全性能,保证计算机网络整体的安全性,相关部门还必须重视网络系统整体的安全性。为此,在建设的过程中,必须进行系统的规范,加强科技的投入,采用正规计算机研究部门研发的专业防火墙技术和编程软件,同时对访问者进行身份实名认证,并设定其使用的权限,以严格管理,避免因疏忽导致计算机网络出现漏洞,影响到城建档案管理数字化建设工作的安全性能。此外,还要强化外部接入管理,制定准入标准,严格控制外部群体对城建档案信息的使用。最后要对网站维护人员进行严格的计算机技术培训,提高他们的计算机信息素养和安全意识,重视维护城建档案信息化管理体系整体的安全,从而促进城建档案管理数字化建设的安全性能。
六、结束语
综上所述,城建檔案管理数字化建设工作对于城市发展建设具有十分重要的作用和价值,其建设的过程是一个系统的、动态的过程,并非一蹴而就的,必须通过不断摸索,逐渐完善。因此,相关城市在进行城建档案管理数字化建设时,必须系统规划城建档案管理数字化建设工作,制定完善统一的建设标准,并提高网络系统整体的安全性能,只有这样,才能保证城建档案管理数字化建设工作顺利开展,为智慧城市建设提供支撑。

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