做好数字化档案规范管理的途径分析

智库 (10) 2021-04-09 18:51:44

现阶段数字化档案管理方式已经成为企业进行档案管理的重要途径,如何保证数字档案管理的规范性和科学性是现代企业需要解决的首要任务。本文首先分析了数字化档案管理需要遵循的原则,然后再针对数字化档案管理工作提出几点有效建议,旨在提高数字化档案管理的规范性,促进企业档案管理工作的顺利进行。
一、数字化档案管理需要遵循的原则
(一)保证数字化档案的完整性
由于每个企业的性质以及组织机构等各方面有所不同,所以对数字化档案的要求也会有所不同,不同的企业单位,其档案的格式、存储方式、以及期限等各方面都有所不同。因为每个企业的专业技术水平不同,所以数字化档案管理技术也有所不同,这就为档案收集和存档工作带来很大的影响。对于这种情况我们需要采取有效措施,保证数字化档案的完整性。
(二)保证数字化档案的真实性
数字化档案主要是把原来的纸质档案变为电子档案,由实变虚。数字化档案是可以被复制的,在复制的过程中也有可能会被修改,使得电子档案中的信息与原来的纸质信息不相符,档案资料失真,不能充分发挥档案的积极作用。因此在建立数字档案的过程中需要加强对电子档案的检查,保证档案的真实性、有效性。
(三)保证数字化档案的安全性
数字化档案需要采用信息技术来建立完成,在使用信息技術时,很容易会受到“黑客”等攻击,改变档案中的信息,危害数字化档案的安全性。并且储存电子档案的磁盘以及磁带的载体很容易产生静电,影响信息的再现功能,如果不对其进行及时的清理维护,会使磁盘或者磁带出现磨损、磁粉脱离等现象,不利于档案信息的安全性。
二、数字化档案管理中存在的问题
(一)计算机系统故障问题
在数字化档案管理中最长出现的问题就是计算机系统故障问题。计算机系统故障问题可以分为硬件故障和软件故障两种类型。硬件故障主要是硬盘存量不足,不能容纳大量的数据信息,系统处理器水平不高,不能满足超大数据量运转对处理器的要求。软件故障主要是计算机中档案处理相关软件本文设计存在缺陷,其算法存在很大的不合理性,运算繁琐会使计算机出现过热或死机的现象。其次电子档案相关软件与系统匹配不协调,从而导致计算机系统出现故障,无法正常运营,导致档案出现都是和损坏的现象。
(二)缺乏完善的安全保障
为了保证计算机系统中数据的安全性,每台计算机都会安装防火墙这眼高的安全装置,预防计算机遭到黑客和病毒的袭击,导致数据信息出现丢失的现象。对于国家和企业而言,数字化档案是十分重要的,如果网络被黑客或者病毒侵入,就会导致网络瘫痪,使计算机里的信息出现丢失和泄露的现象,对国家和企业造成严重的危害。
(三)更换系统导致档案丢失
随着科学技术的不断发展,计算机系统也在不断也在不断的更新换代中,各个企业单位为了提高档案管理数字化水平,提高档案管理效率,会对计算机系统进行频繁更新,在更新的过程中,如果档案管理人员操作不当或者一时疏忽,没有对相关的数据信息进行存档备份,这样就会导致系统在升级的过程中一些档案出现丢失的现象。其次工作人员在对档案信息进行备份的过程中只是在电脑中进行备份,没有在硬盘中进行备份,一旦电脑出现故障需要格式化就会对是的档案信息出现丢失现象。
三、提高数字化档案规范管理的有效途径
(一)不断提高档案管理人员的工作素质
在数字化档案管理工作中,管理人员发挥着重要的作用。随着数字化档案管理的不断发展,对档案管理人员的要求也不断提高。企业需要对工作人员进行数字化档案管理工作的专业知识和专业技能,使工作人员能够充分意识到档案管理工作的重要性,改变以往的档案管理理念和管理方法,加大对信息技术的应用。档案管理人员也需要不断提高自身的计算机应用水平,熟悉和掌握计算机各项操作技能,保证数字化档案管理工作的顺利进行。
(二)明确数字化档案的格式
数字化档案一般都是具有固定的格式的,因此需要对数字化档案建立通统一的数据接收格式,为了保证数字化档案的统一性,可以建立一个城建档案管理软件,建立一个统一的数字化档案模板,在这个模板中有统一的文件格式,把这个数字化档案模板发放到当地的各个单位和企业中,并对其工作人员进行培训,要求他们能够熟练使用统一的数字化档案模板,保证数字化档案的统一性。
(三)加强对计算机系统的维护
要想保证数字化档案管理的规范性就需要加强对计算机系统的维护。针对计算机系统中的硬件和软件故障应该采取相应的解决措施。对于硬件故障,企业应该根据需要对硬件进行更换升级,选择容量更大、运转更为迅速的硬件处理器,使计算机硬件系统能够满足现代档案管理的需求。对于软件故障,企业应该加大对档案管理软件的投资力度,引进更为先进的档案管理软件。同时档案软件的设计公司也需要不断的进行技术创新,进一步提高档案软件的运行效率和使用效果。企业在安装档案软件时需要保证软件与计算机系统的匹配,使软件系统运行的更加顺利和流畅。
(四)进一步提高对计算机系统的安全管理
在数字化档案规范管理中,做好计算机系统安全工作是十分重要的。企业应该针对计算机系统不断提高防火墙的安全水平,计算机管理软件公司以及计算机系统软件公司应该加强对防火墙以及其他杀毒软件技术的研究,提高他们的安全防护功能。在防病毒系统的使用过程中还应该加大对系统的跟踪调查,看其使用情况是否良好,如果发现有系统漏洞,则应该立即找出并采取有效措施进行解决。对企业档案管理人员进行技术培训,使他们能够按照正确的使用办法来操作档案管理软件和计算机系统,以免操作不当导致计算机系统出现故障。
(五)做好档案信息的备份工作
在数字化档案规范管理中,需要做好档案信息的备份工作。计算机系统在使用的过程中可能会出现各种各样的问题,如果不对档案信息进行备份,很有可能导致档案信息的丢失。因此为了有效的避免这一问题,首先需要提高档案管理人员的安全意识,让他们在档案管理工作中做好及时有效的做好档案备份工作。其次可以在计算机系统中设置一个程序,当系统需要更新时,能够先让计算机把所有的文件信息备份下来,并对原来的电脑程序进行备份,一旦系统更新失败,计算机就可以自动回复原来的系统,这样就可以保证档案信息不会因为系统更新而出现丢失问题,可以有效保证档案信息的安全性。
四、总结
综上所述,随着信息技术的不断发展,信息技术我国各个领域中的得到了广泛的应用,尤其是在档案管理中,信息技术发挥了重要的作用。提高档案管理的数字化水平,保证数字化档案管理的规范性,有利于提高企业档案管理工作的工作效率和工作水平,保证档案信息的安全性和真实性,从而促进企业健康、稳定的发展。

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