信息安全在人力资源档案数字化管理中的有效运用

智库 (30) 2021-04-09 18:18:43

在人力资源档案中,往往记录着员工工作以来的表现,并体现着员工的工作能力,可见人力资源档案给企事业单位员工评价以及人事调动提供一定的参考作用。随着人们对信息技术认识的不断加深,数字化的人力资源档案管理体系逐渐建立起来。但是在实际工作中我们发现,数字化档案管理体系中存在许多的信息安全问题,这些问题的存在为企事业单位人事管理及员工个人隐私埋下隐患。
一、人力资源档案数字化管理概述
我国越来越多的企业通过了解先进企业管理思想与管理措施对自身管理体系进行改革与创新。人力资源档案管理作为企业管理的重要组成部分,采用数字化信息系统开展管理工作,能够有效提高信息的录入、存档、调取等工作的效率,并且也能提高信息录入的准确性;同时利用管理系统的信息处理功能,还能对员工的各项信息进行分析和统计,为后期企业开展员工大数据分析提供了技术支持。
传统纸质档案往往受到档案室影响,并且反复翻阅查找档案也会导致纸质档案出现磨损。数字化的信息管理系统,则能通过调阅电子档案的方法,减少纸质档案的数量,对于部分必须留存纸质档案的信息,可以将其转化为数字信息供管理人员查阅。可见,人力资源档案数字化管理有助于档案资料的保存,降低了环境因素与人为因素对纸质档案的影响,提高档案资料的安全性。
人工记录、存档、查阅是传统档案管理工作的特点,这些特点往往也决定着传统档案管理方式容易出错、资源利用率不高等问题。而数字化档案系统的建立,能够让使用者通过输入关键词的方式就精确查找到需要的信息性,相比传统档案管理模式,数字化档案系统的建立提供了更便捷、更快速的管理模式,提高档案馆工作效率。
二、人力资源档案数字化管理现状
(一)纸质档案数量巨大,中小企业档案管理认识欠缺
在我国,传统的档案管理模式已经运用了几十年,所以很多企事业单位都积累了大量的纸质档案;如果将这些档案转化为数字档案,需要投入大量的人力物力;另外,由于部分中小企业自身条件较差,很难拿出足够的资金建立起完善的人力资源档案数字化管理系统,企业缺少数字化的设备也没有对数字化档案管理形成一定的认识,这些企业只能利用人工管理的模式开展人事管理工作。
(二)档案管理系统各项设施不完善
目前,我国企事业单位采用的人力资源档案数字化管理系统尚不完善,软件设计存在漏洞,容易被黑客作为攻击的目标,从而导致信息的损毁、流失、被恶意盗取。另外,客观环境也会对信息的传输产生影响,从而导致“丢包”等问题的出现,为信息传输埋下隐患。很多企事业单位信息传输以及信息存储采用开放性系统或开放性网络,这就给网络病毒的入侵提供了便利条件。很多企业并不重视网络安全设施建设,采购的设备以及建设的网络系统质量偏低,也没有引进安全性较高的管理系统或网络安全软件,这些问题都导致信息安全环境不断恶化。
(三)档案管理人员信息技术水平欠佳
目前,我国仍有很多老一辈的档案管理人员在岗,这些档案管理人员信息技术水平欠佳,导致数字化档案管理系统难以得到有效推广。另外,还有部分年轻的档案管理人员同样也没有掌握足够的信息技术,操作仍然不够熟练。由于操作失误而导致的信息丢失的事件频发。并且,很少有企业能组织人事管理人员学习档案管理信息技术,工作人员养成的不良操作习惯也得不到及时的矫正。及时企业引进了先进的档案管理设备与系统,由于这些问题的存在,数字化档案管理系统也很难充分发挥其作用,并降低了档案管理系统整体的安全性。
三、提高人力资源档案数字化管理安全性的措施
(一)引进或开发功能完善的信息管理系统
俗话说:“工欲善其事必先利其器。”完善的数字化人力资源管理系统是保证企事业单位信息安全的有效措施。在引进或开发信息管理系统之前,企事业单位要充分了解自身管理模式的特点,并根据管理模式特點掌握自身对信息管理系统功能上的需求,从而让系统开发者能够根据自身需求设计出具有针对性的信息管理系统。提高系统整体的抵御威胁的能力。
(二)硬件软件双保险,提高系统安全性
在硬件设施上,可以建立起企业人力资源管理专用局域网,以避免外界非法用户的入侵,实现物理上的网络系统安全防护;另外,信息的传输可以采用加密的手段,提高信息传输的安全性,避免重要信息在传输途中被篡改和盗取;传统防火墙同样也是能够有效提高信息安全性的手段之一。在系统开发过程中,将这些措施的采用都能有效完善信息管理系统;将这样的系统引入人力资源档案管理工作中,将能进一步保证信息安全,也能有效提高人事管理工作的效率。
(三)从信息结构上减少档案被误操作出现的几率
清晰、完善的信息管理结构,有利于档案的存档与调取,也能减少档案内容被误识、误操作的发生。例如,在人事信息登记的过程中,可以将员工信息分为基本信息、技能信息两个方面;清晰的信息分类方式,能够避免信息的误填误报。同样,在信息调取的过程中,也能实现准确的信息批量调取。从而实现企业信息批量管理的安全性、高效性。
(四)加强培训力度,提高员工信息技术水平
加强培训力度是企业运营管理中老生常谈的话题,在现今企业发展过程中加强培训力度同样有着现实意义。企业开展信息技术培训过程中,要保持一个开放、积极的态度,保证培训内容的与时俱进,让员工能够接触到最新的档案管理理念以及现代化的档案管理技术,在提高员工信息技术水平的同时,让员工养成良好的信息利用习惯,避免不必要的误操作导致的信息泄露和病毒入侵。
(五)增强档案管理意识,将信息技术与档案管理有机融合起来
信息技术与人力资源档案管理有着较大的差异。所以,人事管理人员就应该在了解人力资源档案管理工作的特性的前提下,将信息技术有机地融合到日常工作中去,让两者形成相辅相成的关系,避免由于信息技术和人力资源档案管理工作之间发生冲突,导致信息安全问题出现。
结束语:
随着信息技术的发展,人力资源档案管理也逐渐往信息化、数字化的方向发展。但是在完善人力资源档案管理系统的同时,企事业单位也要打开管理思路,针对企业的实际需求设计档案管理系统的功能;同时加强培训力度,提高员工信息技术水平。总的来说,信息安全在人力资源档案数字化管理中的有效运用离不开完善系统本身和提高使用者技术水平两种措施;重要的是企事业单位能够打开管理思路,针对企业实际情况采取科学有效的措施,这也是解决企业其他管理问题的主要方式。

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