事业单位档案数字化管理探究

智库 (20) 2021-04-09 18:05:18

在事业单位管理中,档案管理作为重要组成部分,对于促进事业单位高效运转有着重要的推动作用。在电子信息技术和网络技术不断发展的今天,档案数字化管理模式在事业单位的档案管理事务中得到广泛的使用。但是因为各种原因的影响,事业单位的档案数字化管理会存在一定的问题,这就需要合理分析,找准有效途径,最终帮助事业单位更好地开展档案数字化管理。
一、事业单位档案数字化管理的意义
(一)满足档案使用需要。数字化管理的实施,主要是利用信息系统来推动档案管理,这样就可以在档案管理之中融入网络化、信息化、智能化以及个性化的理念,也可以合理借助云计算、大数据平台来做好档案数据信息的处理,进而满足事业单位对于档案资源实际的使用要求。伴随着事业单位改革的持续深入,档案管理工作也从原本的传统档案保管逐渐朝着开放性的档案资源体系建设发展。档案管理需要注重对于完善管理体系的形成,强调档案资源的实际使用价值,进而满足各个事业单位以及大众对于公共信息调阅与使用的要求。
(二)提高档案运行效率。新时期,事业单位开展档案数字化管理,能够实现档案管理工作效率的提升,有效克服纸质档案管理弊端,这样就可以实现对档案管理系统的优化,从而满足建设战略、管理设备、人力资源对应的优化配置处理。对于档案室的发展,有利于对庞大档案信息量的处理。通过数字化的管理措施,在满足工作效率提升的同时,也可以满足管理成本的降低,最终形成相应的运行管理体系,从而在实现上级行政机构服务、社会公益服务方面可以实现彼此的联系,最终达到人民群众、机关的档案需求,在管理压力降低的同时,可以实现档案管理有效性的全面提高,最终推动档案事业高速运转。
二、事业单位档案管理数字化管理的有效措施
(一)确立准确的工作重点。针对事业单位档案数字化管理,还需要明确其工作目标和工作重心。让档案管理工作能够围绕对应的目标来快速有效实施。伴随着市场经济的持续进步,网络得到广泛的使用,在工作重心不变的情况下,提升工作效率,需要事业单位在工作模式和方法上进行适当的转变。尤其是考虑到档案管理的特性要求,档案工作需要进行高效化、精确化以及高质量化的执行。通过信息技术工具,从而掌握这一部分特点,也可实现档案管理的优化处理。所以,事业单位需要明确工作重点,能够落实档案管理重点,推动数字化建设,从而提升信息服务水平。
(二)建立档案数字化管理系统。建立事业单位数字化档案管理体系,可以实现管理效率的全面提升。在现阶段,档案管理是否可以满足高效、便捷信息服务的要求,成为产出效益衡量的重要指标之一。在具体的操作中,应该注重提升档案管理效率,能够迎合社会的发展,匹配人民群众的需求,从而实现管理系统的优化调节,迎合数字化建设需求,并且考虑到档案管理本身不是一成不变地开展档案的收集与记录,开展档案管理的数字化建设,就是为了将原本“重藏轻用”的管理理念打破。虽然档案管理必须要有收集、记录与档案资源加工,但是利用数字化档案建设的有效运行,不仅可以满足档案管理工作效率的提升,同时也能够实现档案价值的挖掘,最终将档案的社会效益完全发挥出来。数字化档案管理系统对于档案价值的发挥产生了重要的推动作用,管理系统主要是通过合理的分类处理,要求其条理明晰,具有一定的指向性和针对性,同时,在输入输出上也需要实现信息的对称处理,让彼此相互衔接起来。对于档案数字化管理系统的完善,还需要对号其属性针对性设置。对于一般档案资料,主要是利用数字化管理系统来满足共享。针对内部员工,在登录之后,就可以查阅相关的档案资料,也可以提供下载需求。资源本身是互通的,共享的,这样可以实现工作效率的提高,同时也可以减少不必要的浪费。对于有机密性要求的档案资料,还需要落实其加密管理,能够指派专业的人员进行处理。机密档案,还需要通过系统的升级,落实其安全与维护,这样才可以防范外泄的情况出现。
(三)完善档案管理安全保密制度。针对事业单位档案管理,无论是组织文件,还是个人信息,都要求保密,一旦信息泄露,可能会对档案所有者带来一定的影响与危害。所以,在具体的管理环节之中,合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一,不同的档案,其对应的档案保密的等级是存在一定差异的,同时,在实际的使用之中,还应该配套其管理权限,这样才能够保障信息的安全性不受任何的影响。第二,档案管理人员应该具有保密意识和安全意识,能够在需求的时候,打开需要的具体信息。第三,完善档案和系统的加密处理,同时做好定期的检查和维护,这样才可以将隐患及时消除掉,确保档案信息本身的安全性。
(四)增强人才培养力度。无论是哪一个领域,或者某一项工作,人才都是重要的资源,同样,档案数字化建设也需要人才的支撑,并且还需要一定数量和质量的人才作为基础。身为档案管理人员,不仅需要详细了解本职工作,同时还需要具有较高的计算机技术水平,能够灵活使用计算机来开展对应的业务活动。作为事业单位,需要加大对于人才的培育力度,向相關工作人员传授档案数字化建设以及管理先进知识和技术,能够出色完成岗位工作,以此来推动档案信息化管理的有效实施。同时,事业单位还应该注重档案管理人员职业道德方面的教育,努力提升其道德水平,持续增强奉献精神,这样才可以让工作人员凭借积极的心态、饱满的热情,投入到实践工作中去,以此来迎接各项挑战,能够心甘情愿、踏踏实实做好档案的归档、利用、保管等相应的工作,为事业单位的可持续发展贡献自己的力量。
三、结语
总而言之,事业单位档案数字化管理对于重要资料的保存,对于信息的筛选查阅等方面都发挥了重要的作用。在技术逐渐成熟的今天,随着事业单位的重视与投入,档案数字化管理能够直接步入全新的阶段。针对档案数字化管理可能存在的问题,事业单位本身也能够提高其对应的认识,能够采取科学合理的策略来持续优化,这样就可以满足档案管理和利用效率的提升,在保证档案安全性的同时,也可以推动事业单位可持续发展,最终成为合格的服务型单位。

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