事业单位档案数字化管理的现状与对策

智库 (29) 2021-04-09 17:57:39

一、绪论
事业单位中的档案管理工作十分重要,随着信息化、数字化、互联网化时代的到来,要善于利用先进技术对事业单位档案管理进行分析、改进和优化。认真研究与部署数字化管理,有利于事业单位档案管理的降本增效。
二、数字化管理现状
(一)传统档案管理设备更换庞杂
有的单位对于档案管理缺乏科学、规范化,也不够重视。甚至有些档案管理没有充分的防潮防火措施,因陋就简。对于档案的调阅也采用传统的文本检索法,缺乏现代化的索引,要实现数字化需要“大破大立”。传统信息资源不能进行电子化、数字化的二次开发,导致档案管理数字化的困难重重。
(二)档案检索效率偏低
数字化管理最大的优势就是检索效率的提升和管理的便捷性。事业单位中有大量档案采用了传统纸质管理的方式方法,一旦管理不到位,就可能造成丢失、调包、损毁等情况的出现,在一定程度上影响了档案管理的准确性、有效性,也加大了档案查阅的挑战性,降低了档案检索效率。
三、数字化管理所具备的条件
(一)数字化工具不断发展
随着科技进步,数字技术、信息技术的不断发展,新技术体系规模不断的扩大。从20世纪90年代后期,我国的办公计算机化得到了发展和普及;再者到了21世纪初,互联网的发展,让所有信息传递变得更加流畅;到了21世纪第二个十年,移动终端的普及让数字化工具成了人们生活和工作中不可分割的一部分。这就意味着事业单位在日常档案管理过程中,逐渐实现了无纸化、电算化的数字事务处理。数字技术也在不断升级,从磁盘、光盘再到如今的云存储,升级速度越来越快,通信技术、电子信息技术也越来越稳定。数字化工具的发展为事业单位的档案管理提供了硬件基础。
(二)人才资源充分
IT的发展也促进高校加紧培养信息人才,档案管理人才的信息技术技能也得到了培训。档案管理人才储备日益发展壮大,档案管理人才不仅被要求善于管理档案,还需要拥有丰富的计算机知识、网络操作能力和数据库管理能力。与此同时,事业单位内部也十分重视对工作人员的信息技术继续教育和培训力度,满足了事业单位档案管理的软件基础。
四、事业单位数字化管理的对策建议
(一)重视打造数字化管理的科学体系
未来的事业单位档案管理工作应当是纸质、电子的结合,数字化、信息化的结合,传统和现代的管理方式融合。所以,要更好地利用信息技术,提升数字化效率,应当要着力打造数字化管理的科学体系。要把数字化工作作为一切活动的原动力,不断加大档案管理的科技含量,要构建相应细化的管理措施。针对不同类型、不同性质、不同类别的档案,采取不同的管理手段,设置详细的岗位职责和岗位制度,明确具体负责人。档案管理的科技工具采购也要因地制宜,选择适合本单位的软硬件,并及时维护。
(二)深化档案数字化管理的安全保密制度
档案管理很重要的一个环节就是保密工作要做到位,无论是个人信息、单位信息,根据信息的等级、重要性,会有一定程度的保密时限、级别要求。如果信息泄露,轻则泄露机密,重则被不法分子利用,给单位造成的损失无法估量。首先,要根据档案的特点、内容、重要性设置保密级别,配备相应的管理权限,能够控制信息安全和管理成本的平衡。其次,档案管理人员要有安全意识和信息管理技能,能够有效管控数字化信息的安全性。再次,要对系统进行有效加密、定期维护、检查办公设施,及时排除安全隐患,确保档案管理的安全。
(三)提升档案管理数字化的软硬件性能
第一,要提升档案管理的能力。网络设备的选择应当具有稳定、安全的优势,提升数字化管理的质量和效率。要选择安全可靠的云存储、重要信息的光盘备份,来充分提升系统的性能。软硬件的投资要充分考虑扩容的可能性以及性能的稳定性。
第二,提升档案数字化管理的可靠性。无论是磁盘类管理产品,还是硬件设备,都要依据档案管理的设计标准,符合日后升级的可靠性。同时,网络安全要配备有相应的软硬件防火墙、访问权限设置、应急系统备份。无论是使用者还是系统管理者都可以得到最佳的体验。另外,支持硬件的热拔插、方便系统升级、提升数据安全性。
第三,提升档案管理的性能。机房应当配备阵列性产品,确保系统网络优势、在线升级、在线存储能力。同时,档案管理系统还应当具有一定的开放性,更好地适配日常工作中的各类终端接入,充分发挥档案数字化资源的优势。
第四,硬件方面应当要控制信息载体的质量,延长电子文件载体的保存时间,确保信息硬件不会受到湿度、温度的影响而遭受破坏。软件方面则要选择一定密码管理、多级权限控制,不断强化系统的保密作用,有效避免系统和内部数据遭到修改、破坏、无权限访问。
(四)完善办公系统和档案管理系统的接口
为了确保事业单位档案管理数字化进程的建设,还应当重视办公系统和档案管理系统的衔接,系统数据库建设过程中要增加一些查询接口,为资源的有效利用打下基础。
结合数字化管理的实际情况,事业单位也应当更新档案管理制度,确保档案管理系统运行的科学化,包括档案的归档、文档一体化、数字档案坚定制度、文件保密制度、网络安全制度等等,确保档案管理的有效性。事业单位科研档案则具有一定保密性,在调用过程中一定要有可追溯性,让符合权限的人方便调阅,所有调阅情况都有历史记录可以追溯和适当的审批。在档案数字化安全性和档案价值实现方面实现平衡。
五、总结
总而言之,信息技术的发展促进各行各业的进步。事业单位档案管理的数字化是必由之路,是提升档案管理效率质量的重要手段。为了更好地适应事业单位档案管理数字化的趋势,各级单位工作人员就应当要转变管理、主动学习、积极变革,从信息保管为主的传统档案管理向信息开发利用的数字化管理进行转变。

THE END

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