报业档案数字化管理的优势探析

智库 (8) 2021-04-09 17:41:36

信息化技术的快速发展,传统报业迎来了新的发展机遇。为了适应时代发展潮流,很多报社增加了电子阅读模式,拓宽了信息传播途径。与此同时,信息量的增加为信息整理增加了工作负担,通过利用数字化技术建立信息档案,对优化信息管理结构,加快信息获取速度有着重要的意义。
一、报业档案数字化管理的内容
首先,将信息进行量化处理。网络技术的快速发展,人们可以通过各种途径获取需要的信息,传统纸媒体的受众人群数量不断减少。报社采编人员拥有丰富的撰稿经验,在信息采集和数据解读拥有较大的优势。通过数字化管理可以提高各类资源的融合程度,为采编人员提供充足的撰稿素材;其次,报道模式融合。新媒体具备传播速度快、信息时效性高的优点,报业改变原有传播模式,将信息内容借助新媒体途径进行传播,扩大了信息覆盖面;最后,技术融合。构建数字化管理系统,可以提高数据信息的处理速度,采编人员只需在数据库中输入检索关键词就可以快速获取目标信息,缩短了信息收集时间,有效提高了信息编撰质量。
二、报业档案数字化管理的优势
(一)提高办公效率
数字化管理技术的应用可以有效提高报社人员的办公效率。传统报社采编人员如果需要获取某类信息,需要进入材料储备库根据目录进行翻阅,耗费时间较长。报社在引入数字化管理技术后,管理人员将以往信息内容进行录入,根据数据内容类型进行编号,在文章中标记关键词,便于采编人员检索;在数据库建立过程中,根据信息内容分为财政类、趣闻类、生活类等信息采集模块,将数据信息进行归类,使采编人员可以根据关键词快速获取需要的信息内容。除此之外,采编人员利用网络发布的新闻信息会同步上传至数据库中,如果采编人员需要修改完成上传的新闻,采编人员可以根据关键词查找目标文章,在完成修改后重新进行上传。数字化管理系统会根据上传者ID和上传者信息与已有文章进行比对,将新上传文章进行替换,提高数据库信息质量。为了提高上传文章的安全性,系统会对采编人员权限进行约束,使采编人员只能修改自己上传过的文章,借此维护采编人员的合法权益。并且采编人员如果需要纸质版材料作为参考,可以在数据库将目标信息文件进行下载,使采编人员的工作效率大大提高。
(二)加快信息共享速度
传统报社从收集新闻素材到发布信息的周期时间较长,时效性较低,无法满足当今社会人们信息获取的要求。将数字化管理技术应用到报社档案管理中,可以提高信息共享速度,扩充报业的受众人群数量。例如,某报社将现有信息进行整理,构建新闻素材库,所有采编人员可以在新闻素材库中获取所需的新闻素材。对于现场的实时数据,现场采编人员可以将现场图片、视频、音频等内容上传至新闻素材库,借助网络完成在线编辑。在完成新闻编写后,采编人员利用新媒体直接进行新闻发布,提高了信息传播的时效性。对于持续时间较长的新闻事件,如突发火灾、交通事故等,对于此类事件采编人员可以借助在线直播的方式进行现场报道,借此提高人们对新闻信息的关注度。在完成新闻报道后,所有信息直接上传至报社数据库,其他采编人员如果需要类似材料作为参考,可以直接进行信息搜索,提高了信息的共享度。
(三)延长档案保存时间
传统报业在完成新闻报道后,会将报道内容留作底板进行封存,随着时间的延长,信息堆积数量越来越多,采编人员进行信息检索时,检索难度较大。并且材料大部分信息都是纸质版材料,受天气、报社搬迁、自然灾害等因素影响,容易造成档案材料损坏,缩短档案保存寿命。信息化管理技术的应用可以降低其他因素的不利影响,延长档案信息的使用寿命。例如,某报社借助互聯网技术构建网络数据平台,负责日常数据收集、分类、管理,为了防止黑客入侵、软件损坏等情况造成数据信息损坏,该报社准备了备用主机,备用主机每隔两个小时会与运行主机进行连接,将数据进行同步化处理。一旦运行主机出现问题,备用主机可以代替故障主机执行检索任务,在完成修复后再进行轮换。该报社在每天工作结束时,会将更新数据上传至云系统,由云系统进行备份,减少系统瘫痪带来的数据损失。
(四)提高文件安全性
传统报社的档案都是纸质文件,纸质文件的安全系数较低,容易引起材料泄漏。数字化技术管理的应用,可以提高文件的安全等级,提高信息管理安全性。例如,某报社在构建数字化管理系统时,根据报社员工所处岗位,将信息获取权限进行分类,报社员工可以根据自身权限获取对应等级信息。如果需要获取超出权限的信息,报社员工需要按照流程申请开通权限,在获得批准后,报社员工权限暂时开放24小时。该报社建立内部查询系统,只有本报社任职员工可以使用,对于已经离职的员工,报社将收回权限,借此提高信息保护。除此之外,该报社设置了等级较高的防火墙,定期对数字化管理系统进行维护升级。并且该报社构建局域网,在日常信息传输时借助局域网进行数据共享,降低数据泄露风险。对于报社的重要文件,该报社将文件进行拆分,由报社各部门负责人进行保管,一旦发生病毒入侵可以最大限度的减少信息损失量。
三、结论
综上所述,报社是媒体行业的重要组成部分。社会经济的快速发展,报社对档案管理提出了更高的要求。通过构建数字化管理系统,一方面,可以提升信息管理水平,提高报业的市场竞争力;另一方面,可以提高档案信息的安全等级,为报业可持续发展提供保障。

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