高校人事档案数字化转型的问题与策略

智库 (10) 2021-04-09 17:29:32

一、高校人事档案数字化转型的必要性
高校人事档案数字化转型的必要性,可以从传统高校人事档案中存在的弊端和数字化转型的益处两方面得到体现:
(一)传统高校人事档案中存在的弊端
传统的高校人事档案管理中存在的弊端主要有两点:
(1)信息垄断性过强。传统的高校人事档案管理属于垄断性管理,档案通常严格保密,有许多人从未查阅过自己的人事档案,对于档案内容几乎一无所知,更加无从证实档案内容的真实性。这种过强的信息垄断损害了高校人事档案的可靠性。
(2)查找不便。传统的高校人事档案普遍存在着调阅流程繁琐,查找极为不便的问题。特别是纸质化保存的档案,脆弱的纸质材料使得查阅次数和方式均受到限制。而部分时代较为久远的纸质档案由于档案管理部门存储空间有限,往往存放在不常使用的空间中,查找起来更加困难。这些都使得高校人事档案没有起到应有的作用。
(二)进行高校人事档案数字化转型的益处
在高度信息化的新时代,进行高校人事档案数字化转型有许多益处,主要表现在以下几个方面:
(1)能够存储更多的人事档案数据。传统的纸质档案储存不易,对空间和环境的要求都较高,在存储数量上非常受到时间和空间的限制。而进行数字化转型后,利用大数据存储系统,借助现代计算机设备,能够存储远超纸质档单存储能力的大量人事档案数据。同时,相比纸质材料,数字化的人事档案数据更容易进行更新,能够大幅提高档案更新的及时性,降低档案更新的难度,增加档案的准确性和可靠性。
(2)便于查找。相比纸质材料,数字信息查找起来更加方便、快速、准确。在进行数字化转型后,高校人事档案可以依托光盘、移动硬盘等媒介在不同计算机之间进行安全且便捷的移动和交换,还能通过局域网进行共享,同时在几台电脑上进行信息的调阅。同时,借助大数据系统,还可以将数字化的高校人事档案信息分门别类的进行归纳和整理,更加有利于信息的检索和利用。
(3)打破信息垄断。传统垄断式的高校人事档案管理,由于其不透明性,为部分人在职称考评等方面进行暗箱操作提供了土壤。而数字化转型有利于打破信息垄断,有利于顺应信息公开的时代潮流,也有利于构建并完善现代高校人事档案管理制度,提升高校人事档案管理水平。
二、高校人事档案数字化转型的现状
现阶段,已经有许多高校开始进行人事档案的数字化转型并取得了一定的成效。但受限于数字化本身的缺点、管理方式、人员等因素,目前的高校人事档案数字化转型工作仍然存在着一些问题:
(一)管理方式落后
要进行数字化转型,就必然需要经历将纸质档案录入到计算机系统中的过程。而当前我国高校大多还处于传统的以人事管理工作人员手动操作为主的阶段,纸质人事档案管理仍然是主流管理方式。这就占据了管理人员的大量精力,导致了信息录入不准确、不及时等问题,降低了人事档案数字化的质量和效率。
(二)基础设施不足
计算机设备和软件、网络系统和必要的存储设备等基础设施,是高校人事档案数字化转型的必要支持。由于长期采用传统的纸质化人事档案管理模式,许多高校的人事档案管理部门缺乏足以支撑数字化改革的基础设施,这直接阻碍了人事档案数字化转型工作的开展。
(三)专业技术人员缺乏
要實现高校人事档案数字化转型,就要求高校人事档案管理人员具有较高的专业技术能力,即要求其既要掌握新时代人事档案管理知识,又要拥有较强的计算机和信息数据系统操作能力。而由于数字化转型正处于起步阶段,传统高校人事档案管理工作人员尚且无法满足这种能力需求,部分管理人员甚至抵触计算机技术的学习,也不愿意了解数字化档案管理系统,这些都影响了高校人事档案数字化转型的效果。
三、做好高校人事档案数字化转型的策略
要解决现阶段高校人事档案数字化转型中遇到的问题,真正做好数字化转型工作,可以采取以下几种措施:
(一)加强基础设施建设
完善的基础设施,是做好高校人事档案数字化转型的前提。高校应当加大对人事档案管理部门的资金投入,购置计算机和存储介质等必要的硬件设备。同时,还应当结合本校人事管理的实际情况,开发符合本校人事档案管理需求的数字化管理系统,并构建网络管理平台,加强网络安全防护和监测,为数字化转型工作打好基础。
(二)改善管理方式
要做好高校人事档案数字化转型工作,应当结合本校人事档案在安全性等方面的要求,制定并完善符合本校实际情况的人事档案信息管理制度。统一数字化档案的格式与标准,改善高校人事档案管理的方式,提高人事档案数据录入的效率和准确性。
(三)提高管理人员专业技术能力
要提高高校人事档案管理人员的专业技术能力,可以通过加强业务知识培训和思想教育的方式,在提高计算机系统操作能力的同时,转变管理人员的思想和心态,让其意识到人事档案数字化转型的必要性,提高主动学习的积极性。
四、结语
目前,高校人事档案数字化转型正在如火如荼的开展,要解决转型过程中遇到的问题,需要基础设施的完善、制度的规范、管理方式的优化、人员观念的转变和专业技术能力的培养。只有这些因素共同作用,才能真正做好高校人事档案数字化转型工作。

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