档案管理的数字化建设与安全保密实施策略

智库 (9) 2021-04-09 17:26:42

作为发射台站管理工作的重要组成部分,档案管理涉及较多数据信息内容,若未能做好保密管理工作,将会对单位带来较大影响。尽管近年来我们在档案管理数字化建设步伐上加快,但如何保证档案安全保密工作仍是需考虑的主要问题。因此,本文对档案管理数字化建设与安全保密实施策略研究,有十分重要的意义。
一、档案管理数字化相关介绍
关于档案数字化,其在概念上可细化为狭义、广义两个层面,其中狭义概念可理解为经过数字化转换或加工,将档案信息在计算机中存储,存储形式为数字化形态,可通过计算机识别与处理。从传统档案类型看,包括较多如缩微胶片、录像档案、录音档案、照片档案等,而在数字化技术下,可通过多种媒体格式呈现如音频、视频、图像等。而广义上的概念,可理解为经过数字化技术处理后的信息内容。相比传统档案,数字化档案在管理中要求也较为严格,虽然可借助信息技术做好一系列存储、处理等工作,但需考虑如何在安全管理上加强,避免出现数据遗失等情况[1]。
二、档案数字化建设与安全保密相关现状
尽管近年来档案管理中逐渐引入数字化技术,强调依托数字化技术提高档案管理水平,但档案管理中面临的问题仍较多,其中以档案信息安全问题最为突出。具体分析档案数字化建设中的安全问题,主要表现为:第一,档案信息安全保护意识较差。数字档案建设与管理中,在信息保密上有一定的漏洞,如可通过拷贝复制获取信息,且许多数字化档案管理网站中,有诸多不安全因素存在,若档案管理中缺少安全管理意识,可能造成档案信息泄露,引发的安全问题突出。第二,管理技术系问题。计算机管理系统运行中,对于电子档案的信息传输,可能因外部恶意攻击而受到威胁,由于网络本身有明显的开放性特点,且计算机系统在漏洞缺陷上较多,这些均将导致计算机系受到的威胁攻击增多。第三,相关管理规范制度缺失。档案信息化建设与安全管理中,并无具体的规范制度作为依据,缺少相关的法律帮助在档案安全管理上加强。这些问题的存在,均是档案管理数字化建设与安全保密中面临的问题[2]。
三、档案数字化建设与安全保密相关策略
针对当前档案数字化建设中安全问题,需采取有效的安全保密控制措施,具体表现为安全技术水平提升、安全管理工作加强,并辅以相关的保密规范化策略等,以此使档案安全管理水平提升。
(一)档案信息化安全技术水平提升
档案管理数字化建设中安全问题的解决,首先要求在安全技术手段上不断更新。如在强化档案信息安全中,增加入侵检测技术、操作系统安全内核技术、防火墙技术、数字签名技术、加密技术等。这些技术在帮助强化档案信息安全方面有重要作用。以其中加密技术为例,部分档案信息有密级限制,可借助加密技术,避免信息被人篡改或截取。对于电子档案加密过程,也可考虑“非对称密钥”加密方式,确保电子方案在管理中,可借助密钥提高档案的安全性。
(二)档案信息安全管理工作加强
档案信息安全管理工作中,应注意在相关规定制度上完善。具体实践中,首先需严格检查办公室环境,如磁场防护、自然灾害防护以及其他保障管理环境。其次,应注意定期检查电子文件有效性与安全性,若出现信息受损或载体受损情况,需通过有效的修复措施,使档案信息安全性提高。第三,充分发挥档案软件作用,在综合服务功能上不断转变。应考虑在档案利用、档案著录、在线展览、档案检索等各方面服务功能上强化,或提供其他如在线互动服务、网上预约查档服务等,以此使档案软件价值发挥出来。另外,还需在人力资源建设方面加强,单位应考虑构建满足信息时代发展的专业人才队伍,适时开展培训活动,强化办公室及档案管理人员在档案管理信息技术操作方面的能力,这样才能保证在数字化管理中做到游刃有余,且安全管理意识强化,在实际工作中主动做好档案安全保密工作。
(三)档案管理保密规范化策略
台站档案信息关乎单位的长远发展,囊括单位历年来所有的信息内容,若未能保证信息的安全,则可对单位长远发展带来影响,要求采取有效的规范化管理措施。具体开展规范化管理中,可采取的措施主要包括:第一,档案库管理。除对电子档案做好相关的加密处理工作外,还需在档案库管理上加强,一般要求在做好防盗工作的同时,将其与阅览室分离,强化档案维护与保密工作。第二,绝密档案管理。对于单位多年来的绝密档案,要求有专人负责管理,切忌出现任何管理上的差错,保证绝密档案可靠管理。除此之外,对于数字化档案,应在质量监控上加强,单位结合自身实际情况,制定适宜的数字化档案管理计划,且注意将数字化档案管理软件引入,这样在档案库管理、绝密档案管理以及数字档案监控等,以此使档案管理水平提高[3]。
四、结论
档案管理保密工作是目前发射站台档案信息管理中需考虑的主要问题。实际开展档案管理数字化建设中,应正确认识档案数字化基本概念,明确当前档案管理中的安全问题,在此基础上行之有效的数字化建设与安全保密措施,如安全技术水平提升、安全管理工作加强,并辅以相关的保密规范化策略。这样才能使档案管理数字化建设与安全保密水平上提升,为我局基层台站的各项工作开展提供准确的信息数据参考。

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