浅论机关事业单位数字化档案管理工作

智库 (24) 2021-04-09 17:23:52

1 档案数字化的内涵
档案数字化是将传统的各种载体的档案资料,通过扫描技术、数字摄影技术(录音、录像)、多媒体技术等新型技术转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,通过现代网络技术连接和分享,并利用专业的软件设备进行管理,将信息资源搜集、整理成为一个有序结构的档案信息库,以便于及时将档案信息资源实现共享。
档案数字化工作的同步实施,有助于提高档案业务部门工作效率和服务水平,为机关事业单位档案内部管理及面向社会群体提供高效率的全面服务。
2 数字化档案管理的优势
2.1 加快办公自动化,降低管理成本
以往,我们的机关事业单位在档案的搜集、整理,存储以及管理工作中,一直采用粗放型模式,即增配档案工作人员、不断更新档案管理软硬件设备以及增加财政预算,作为解决档案管理工作中存在问题的主要方法,致使档案管理工作成本大幅上涨。而数字化管理档案,将传统大量冗繁的以纸质为载体的档案信息,通过现代化信息技术转存入电脑,成为机读档案,大大节省了保管费用和占地空间。同时,在查询所需档案资料时,极为方便迅速,从而有效避免了资源的消耗和浪费。
2.2 提高档案利用率,实现资源共享
数字化档案管理通过计算机录入、扫描等多媒体技术,及时将重要档案信息归档整理存储,并尽快提供利用。在机关事业单位中,档案资料的应用非常普遍和及时,干部的任用、提拔、调用等都需要详细准确的档案信息。档案数字化管理可以随时提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。与此同时,数字化档案管理成为一个“大数据”平台,使得资料信息的查询和共享更加快捷和方便。由于信息的共享突破了时间和空间的限制,数字化档案已经成为“无实体档案”,档案库也从文件实体的保管变成了信息资源的交换中心。
2.3 强化管理水平,提升人员素能
一方面,数字化档案管理工作依赖于网络技术和专业的计算机设备,在设备的维护和管理上,对于人员配备会有更高的要求,确保数字化档案管理工作能够正常的运行。另一方面,随着时代的进步和信息技术发展水平的提高,数字化档案的管理运用软件也会有相应的升级和更新,同样也需要档案管理人员同步更新自身业务知识,去适应新的工作常态。
3 数字化档案管理存在的问题
3.1 档案安全问题
信息技术的不断更替,网络安全问题也同样凸显。严重依赖于电脑设备和网络的数字化档案,其数据、文字、影像极容易被电脑病毒感染或者黑客非法入侵,使得档案资料失真失实甚至档案泄密,这些均会对我们的档案工作造成严重威胁和巨大损失。
3.2 重视程度不够
档案数字化是档案工作的新要求。大多数人对档案工作的细致性和重要性了解不够深入和透彻,从领导到个人参与意识都相当薄弱,在档案收集、利用等方面未能对档案管理人員给予理解和支持,这样直接导致档案信息的真实性和完整性不够,影响后续档案的利用效果。
3.3 管理不够专业
实现档案管理数字化,首先要求档案管理人员素质的现代化,要有较高的层次和计算机操作水平。从目前看,大多数档案管理人员在年龄、知识水平和工作技能还停留在传统档案管理基础上,甚至还是兼职档案管理工作人员。档案管理人员素能素养偏低,很大程度上影响了档案工作的开展,也严重制约着档案管理数字化的发展。
4 应对数字化档案建设问题的对策
4.1 健全档案管理制度
想要扎实开展好数字化档案管理工作,就要紧跟信息化时代的步伐,并结合机关事业单位工作实际,从档案的收集、整理、归档、录入等方面,按照“分级管理,集中统一”的原则,建立一套健全的档案管理制度。在档案的使用调阅过程中,也要严格遵守规章制度,防止资料的失真、失实以及档案的泄密。
4.2 更新软硬件建设
数字化档案建设,是当前档案工作的新形势,新要求。在档案管理工作中,要积极争取领导的重视,及时更新先进技术和设备,保证档案信息资源的共享和共建,将传统档案与数字化档案相结合印证,提高档案信息的利用率和准确率。与此同时,要做好数字化档案工作的普及和引领工作,为数字化档案管理做好保障。
4.3 强化人员素质
“创新,是一个民族不断进步的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力,是一个政党永葆生机的源泉”。机关事业单位要在档案数字化工作中拥有良好的创新能力,关键在于“人”,即高素质的人才队伍。而人才队伍的素质主要在于新知识和新技能的更新提高,机关事业单位要与时俱进,转变传统档案管理的观念,及时对档案管理人员进行系统化的培训,加快机关档案管理工作的数字化进程,将档案数字化管理提上一个新台阶。
5 结语
档案管理数字化建设,是新时期、新时代对档案管理工作的新要求和新举措。档案信息作为一种原生信息资源,在社会发展的进程中,是一个极为重要的见证。面对新的形势,领导和个人须提高对档案管理工作的认识,档案管理人员要抓住机遇,迎接挑战,与时俱进汲取新技术、提升新技能,依靠严密安全的档案管理制度,服务于档案管理工作,让档案工作更好地为社会主义精神文明服务,为社会主义经济服务。

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