数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性

智库 (9) 2021-04-09 17:21:32

医疗事业早已借助科技的发展取得了日新月异的进步,而在医疗事业取得如此成就的同时,现存人事档案管理方式的弊端日渐显露。医院发展现状和陈旧的档案管理方式不匹配在一定方面上限制了医院的进步。由此,医院人事档案管理方式的改良迫在眉睫。众所周知,数字化信息技术通过发达的网络与人类社会生活高度结合,而将数字化信息引进医院人事档案管理也不失为当今医院人事档案管理改革的良方。由此,文章通过分析当前档案管理现状进一步凸显医院人事档案管理数字信息化的重要性,并提出可行性措施,帮助医院实现档案管理现代化。
一、医院人事档案管理现状
现如今,医院采用传统人事档案管理办法的不在少数。诚然,传统人事档案管理注重记录,具有历史参考价值,但不容易查看,不容易共享,更新缓慢等特征使其在实际应用中愈发跟不上时代的步伐。首先,是档案管理十分松懈。在传统的医院人事档案管理中、医院的不重视、档案管理員良莠不齐的素质导致档案管理一直很难被提上日程。档案的整理归类缺乏管理,效率低,质量差。其次,过去的医档案主要依靠人力来管理,引发如下三点问题:其一,效率低。手工操作在操作时很容易出现人为错误,造成档案录入的不准确,而在后期发现错误后又需要大量的人力物力配合弥补过错,增添档案管理的难度。其二,使用不便。现存的档案管理主要靠人手工录入,成年累月积累下来的历史纪录在应用时查找十分不便,归档的整理每次都需要大量人工的付出,造成一定程度上人力资源的浪费。其三,对医院整体的现代化转型无益。医院其他部门早已基本实现现代化,只有档案管理仍是发展的“真空地带”,这种部门之间信息不畅通的情况不利于医院的提升。
二、数字化信息应用的重要性
(一)对档案管理更重视。医院人事档案管理对数字化的应用在一些方面表现出了医院对管理的重视。档案管理并非小事,传统档案管理被替代是时代的选择。尤其在职员的招聘上,过去对管理员并没有过多的职业要求,导致在岗员工的综合素养良莠不齐。但数字化信息的应用提高了档案管理员的准入门槛,员工被要求掌握更加贴合时代的技能和知识,在对新设备的使用上以及对计算机知识的不断学习和应用上具有一定的能力。这样的员工入职,体现了领导层对档案管理的重视,对医院整体的提升也有所帮助。
(二)档案管理效率提升。电子版的记录方式相较于传统的手工记录更加直观和高效。数字化程序的设定可以提升人工录入的准确性,档案在录入、调出等步骤上的错误率大大降低。同时,计算机应用的便利体现在查找档案时可以通过查找关键词快速调出所需档案,节省了大量人力物力,档案管理的效率能够得到极大提升。
(三)档案管理信息更安全。传统的人事档案均使用纸质记录,档案被他人篡改、窃取的风险以及被损毁导致档案出现断层的可能性相对较大,而信息化管理可以将重要的数据都存在计算机中,通过加密计算机来保护人事档案的安全。与此同时,因为计算机有着海量的储存空间,使档案的存储不再受时间和空间的限制,最大程度保证了人事档案的完整和连贯。
(四)档案使用时间有延长。传统档案管理中的纸质记录会因为时间、人为或者灾害的原因遭受损坏,档案室的空间以及人力的缺乏也会一定程度上限制档案的保存时间。数字化应用完美解决了这一问题。海量内存提升了档案的使用年限,通过上传到云空间保存的方式,可以使档案在需要时在任何计算机设备上被使用,调取档案更加方便,存储时间进一步延长。
(五)保障医院工作有效开展。人事管理是医院各项事物有效进行的保障,这项工作关乎每一位医院的在职人员。做好人事管理,不仅可以配合医院发展,使人才的潜力通过合适的岗位被最大程度的激发,还能令医院的医疗队伍在强强联合的组合基础上迸发出无限的可能。电子信息不易篡改,容错率低的特性保证了人事绩效考核的公平公正,对医疗队伍的建设起到了极大的作用,最大限度地提升医院的水平。
三、数字化信息的具体应用
首先,将人事档案信息电子化。医院应当把所有的档案从纸质版转换为电子版,并且通过动态考察定期进行电子人事档案的更新,及时、全面地掌握医护工作人员的动态,使医院人事档案管理更具有时效性。其次,确保档案安全。提升员工的安全意识,做好网络安全的普及和切实的防护措施,使医院信息化档案管理更加安全。最后,做好人力物力的升级投入。在人力上,组建相应的人才团队来对人事档案做到更好的管理,使档案管理员充分认识到工作价值,从而更加积极地投入工作。在物力上,提供较为先进的硬件配套设施,让档案员可以通过更加完善的设备来实现档案的数字化。
四、结语
想要令医院实现档案管理的数字化、现代化转型,离不开医院对人事档案管理工作的重视以及档案管理员综合能力的提高。如今的世界是飞速发展的世界,数字化的应用是通向未来的必由之路。医院更应该走在时代的前列,遵从时代的召唤,及时认清数字化信息在医院人事档案管理中的重要性,争取在现代化的进程中越走越好,越走越远。

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