新时期事业单位档案数字化管理研究

智库 (23) 2021-04-09 17:19:46

事业单位档案数字化管理应当形成完善的机制,创新数字化档案管理方法,在调动基层人员主动性的基础上,达到全面提高档案管理质量的目标。
一、事业单位档案数字化管理的意义
(一)提高档案运行效率。新时期做好事业单位的档案数字化管理工作,可以提高档案管理工作的效率,有效解决传统纸质档案管理方式的弊端,辅助构建一个优化档案管理系统,实现了档案管理设备、档案人力资源与档案建设战略的优化配置,对于促进档案事业的发展,从而有效应对越来越庞大的档案信息量有重要意义。采用数字化的档案管理工作方式可以提高基层档案管理人员的工作效率,有助于降低档案管理成本,能够形成优质的档案运行体系,对于促进事业单位与上级行政机构、社会公益服务对象保持良好的档案数据信息联系有重要价值,进一步满足了新时期各级机关和人民群众对档案的使用需求,真正减轻了档案管理工作人员的压力,全面提高档案管理的有效性,达到促进档案事业高速运转的目标。
(二)满足档案使用需要。数字化管理方式借助有效的信息系统进行档案管理,可以把信息化、网络化、智能化、个性化理念融入档案管理当中,可以进一步借助大数据与云计算平台进行档案数据信息处理,从而满足各方面对事业单位档案资源使用的需要。随着我国事业单位分类改革的深入实施,档案管理工作也从传统的档案保管向着档案资源开放性体系建设方向发展。档案管理应当注重形成完善的管理体系,强调发挥事业单位档案资源的使用价值,注重满足各类企事业单位和大众调阅使用公共信息的需要。
二、事业单位数字化档案管理存在的问题
(一)缺乏科学规划。当前事业单位档案管理还存在纸质档案与数字化档案管理的双轨制问题。纸制档案管理仍是某些事业单位档案管理的重点,有些事业单位还缺乏档案资源数字化建设的总体方案,有些事业单位不具备完善档案数字化管理制度、没能引进专业档案数字化管理人才、不注重定期更新档案数字化管理设备。一些基层事业单位没能主动地开展数字化档案管理工作,现有的档案管理方式较为传统,没能围绕数字化档案管理建立有关制度、优化具体标准、制定岗位规范,不能形成专职的数字化档案管理中心,不能实现专、兼职数字化档案管理人员的相互配合,因此导致事业单位信息孤岛现象,一些事业单位还缺乏有效的数字化档案管理机制,因此影响档案管理工作的总体质量,不利于达到提高事业单位档案管理科学性、有效性和综合性的目标,现有的档案管理方式影响了档案数字化资源建设的效率,不满足档案事业需要。
(二)缺乏专业人才。新时期做好事业单位档案数字化管理工作,通过数字化档案管理的方式发挥资源数字资源在辅助事业单位决策,开展具体的业务工作项目,满足人民群众数据资源需要的目标,还要构建完善的档案管理工作体系,强调加强优化配置专业的档案管理人才。目前事业单位开展档案数字化管理的最大问题就是人才瓶颈因素,不少事業单位还缺乏专职的档案数字化管理人才,没能形成综合型的档案数字化管理工作团队,不能围绕着事业单位档案数据资源挖掘、档案管理系统的开发和档案管理业务项目进行攻坚克难。
三、事业单位档案数字化管理策略
(一)完善档案管理系统。提高事业单位档案数字化管理质量,应当建立完善的档案数字化管理系统。注重加强事业单位档案数字化管理规划,建立事业单位数字化管理发展规划。首先,在上级档案行政部门的主持下,开发符合事业单位性质特征、符合行业档案资源需要的档案管理工作系统,实现珍贵档案资源的有效管理。其次,完善事业单位档案数字化资源的收集机制,优化档案管理工作体系,丰富数字化档案资源的开发方式。
(二)优化档案人才配置。提高事业单位数字化档案管理工作水平,还要提高档案人才建设工作水平,逐步构建完善的档案管理工作体系,达到全面提高档案管理人才建设质量的目标。首先,应当加强专业档案技术人才的配置工作,强调引进专业档案技术人才,不仅要以事业单位招聘方式引进档案管理人才,还要采用特殊人才招聘、档案专家借调、档案事业委托方式引进专职的档案管理技术人才,形成专门的档案数字化管理工作团队。其次,加强对档案管理人员的业务培训,注重运用脱产学习、岗位培训、行业培训的方式,积极参与上级档案机关,专业档案管理机构组织的档案工作培训。
(三)加强档案安全管理。提高新时期事业单位数字档案管理工作的有效性,还要加强数字档案的安全管理工作,注重完善数字化档案资源,开发专业的档案管理安全工作系统。首先,对数字档案资源的应用进行开发,建立专业的档案安全管理系统,全面加强数字档案资源的建设,保证实现对数据库资源的安全有效备份。其次,形成完善的访问管理机制,注重加强访问管理,达到全面科学配置档案资源,提高档案数据库安全性的目标。
四、结语
新时期数字化档案管理应当形成完善的管理机制,形成科学的档案管理工作制度,调动基层人员档案数字化管理积极性,从而提高档案管理质量。

THE END

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