数字化时代县级政府办公室文书档案“双套制”管理探讨

智库 (8) 2021-04-09 17:17:28

在数字化时代,政府部门和企业的办公室管理中都开始使用自动化办公的方式,产生了大量的电子档案。但是由于电子档案本身的法律凭证和安全性尚未完全确立,从而导致政府办公室在相当长的一段时间内都是电子档案和纸质档案并存共同发展的状况。而“双套制”文书档案管理模式的出现不仅可以有效地实现资源信息化和数据共享,还能够有效解决目前文档纸质化、信息共享、信息检索、软件技术等问题,从而大大提升文书档案管理工作的效率和质量,使得政府办公室档案管理更加规范化、数字化、程序化。
一、县级政府办公室文书档案“双套制”管理中存在的问题
(一)缺少纸质档案数字化标准。目前大多数县级政府办公室的纸质档案数字化管理主要参考档案部门制定的
《纸质档案数字化技术规范》的要求来开展的,虽然能够为纸质档案数字化管理提供必要的技术指导,但是其中却没有配套完善的管理规范。比如:缺乏纸质档案数字化使用文档、表格和工作流程的标准规范和详细说明,从而导致在纸质档案数字化管理过程中没有标准可循或者出现标准不统一的现象。
(二)没能将纸质文件和电子文件互补的优势充分地发挥出来。目前很多县级政府办公室都建立了档案“双套制”管理,但是在实际的档案管理中,却并没有将纸质文件和电子文件进行有机的结合,而是将这二者分别放在各自的系统内进行管理,从而大大削弱了这二者之间相互弥补的优势。具体表现为:有些县级政府单位并没有按照相关的要求对纸质档案进行编写档案号码和提名档案案卷,也没有对电子档案的检索工作进行编制,从而使得这两种版本的档案无法一一对应,不利于档案的查找和利用,导致纸质档案和电子档案互补的优势无法被充分地发挥出来,同时也违背了“双套制”管理的初衷。
(三)双套归档范围不清。目前很多县级政府办公室在文书档案管理中还普遍存在归档范围不清的问题,虽然实行了
“双套制”管理,但是却没有进行科学的区分,没有划分清晰的档案界限,通常是将重要档案和日常档案放置在同一位置,然后双套备份所有的档案。实际上在“双套制”管理中归档范围一直以来都是一个非常棘手的问题,如果归档范围太大,那么将会增加档案收藏的工作量,保管很多不經常会使用到文件,造成人力物力的浪费;而归档范围过小,那么可能会导致有些重要的文档被销毁。因此,科学的制定双套归档范围是非常必要的。
二、数字化时代县级政府办公室文书档案“双套制”管理的改进措施
(一)加强对档案管理的重视程度。随着我国社会经济的高速发展,也给政府办公室档案管理工作带来了很大的压力,同时也增加了文书档案管理的难度,这也对文书档案管理提出了更高的要求。在政府办公室档案管理工作中要想使得档案管理更加规范化、标准化、程序化,那么就必须要进行分级负责管理制度,这样才能够确保档案管理工作的正常运行。首先,县级政府单位的领导必须要提高对本单位档案管理工作的重视程度,从自身做起,积极配合档案管理工作,并给予档案管理工作最大的支持和方便,同时不断地完善档案管理工作制度,推动办公室信息化建设,促使档案管理人员做好自己的本职工作。
(二)提高对建立统一规定和标准体系的认识。单位领导必须要给予办公室文书档案“双套制”管理高度的重视和大力支持,让全体员工都清楚地意识到制定“双套制”规定和标准体系对于档案信息化建设的重要性。在“双套制”档案管理中一直缺乏完善的标准体系,严重阻碍了档案管理工作的开展。但是在国外对于这方面的研究却取得了大量的成果,制定出了完善标准规定,出台了健全的配套法律法规,构建了理想的体系框架。因此,我国县级政府办公室应当要积极引进和借鉴国外的先进理念,提高对标准体系建立的认识,构建完善的档案管理规定标准体系,加快我国文件档案管理赶超国外的步伐。
(三)转变管理理念。在“双套制”管理模式中,县级政府办公室文书档案管理必须要实现从传统纸质档案向电子档案管理理念的转变,档案管理人员应当要加快掌握运用电子档案的方法和途径,不断地创新传统档案管理的模式,促进双套档案管理的相关转换,将电子档案和纸质档案互补优势充分地发挥出来。这就要求档案管理人员必须要积极主动地了解县级政府对档案管理的需求,提高本单位档案管理的针对性,其次档案管理人员还需要充分利用现代信息技术和互联网技术,加快档案工作服务方式的转变,提升档案管理的质量。
三、结语
综上所述,在数字化时代,县级政府办公室文书档案管理中采取“双套制”的管理模式,能够使得档案管理更加规范化、科学化、程序化,从而大大提升文书档案管理工作的效率。但是在目前县级政府办公室已经实行的文书档案“双套制”管理中仍然存在一定的问题,有待进一步改进和加强。因此,县级政府办公室必须要针对这些问题,采取积极有效的措施,不断地完善文书档案“双套制”管理模式,将其作用充分地发挥出来,从而促进县级政府的健康发展。

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