互联网背景下高校数字化档案管理系统设计研究

智库 (20) 2021-04-09 16:55:21

当前,我国步入了互联网信息技术快速发展的时代。在这样的时代背景下,各大高校只有顺应时代发展的步伐,对其档案进行数字化的系统管理,才能构成一套全面的管理系统,使得信息得到更好的记录与储存,才能将档案内的各项文件进行数字化的归纳与整理。然而由于电子档案具有特殊性,使得管理人员在实际运作时面临了新的挑战,他们只有运用正确的方式对档案进行管理,才能有力确保其真实性与安全性。
1 高校管理人员对档案进行科学管理的必要性
高校档案管理者在对档案进行管理的环节中要确保整个管理工作的安全、平稳运行,才能提高其管理质量。档案中的各项资料能够直观地展现出高校在各个阶段的发展现状及存在的问题,还能为其基础方面的建设、系统的管理等方面带来一定的参考价值,对高校教师教学水平与质量的提高具有很大的推动作用。伴随着信息时代的到来,数字化档案管理系统逐渐走进了各大高校。管理人员只有对管理系统工作展开深入的理解和分析,才能不断完善自我,提高工作效率的同时促进电子档案的完整性与准确性。
2 我国高校档案管理现状
过去很长一段时间,我国高校在对档案进行管理的过程中一直沿用部门立卷归档的系统。就当前的发展现状而言,这套系统的管理效果有些差强人意,甚至在运作环节中存在较多的弊端。首先,在管理的工作中产生了很大的形式化问题,究其原因,主要是由于很多高校没有设置专门的档案管理部门,管理人员也不具备专业的素养,相关设施亟待完善。其次,很多高校领导过于注重学生的考试成绩,而没有对档案管理工作展开高度的重视,因此在对人员培训的过程中也只是草草了事,导致管理者专业素养较差,在工作方面也不够认真负责,缺乏社会责任感,长此以往档案资料出现确实等现象频频发生。三是高校在对档案展开管理的环节中管理制度不够完善,导致管理人员在具体的工作环节中往往出现分工不明的问题。管理部门没有划分出具体的管理范畴,导致工作人员在实际工作过程中由于没有熟悉掌握自身的业务而导致他们在对档案资料展开收集时缺乏专业性与规范性。这一系列问题大大增加了档案管理部门的工作难度,致使部门立卷归档制体系无法得到顺利的实行,影响了整体的工作进度,导致管理人员的工作效率大打折扣,降低了他们的工作质量。
3 数字化档案管理系统设计方案探讨
为了能够确保高校对其数字化档案管理系统展开合理的设计,管理部门要健全工作的制度,做到分工明确,让部门内的各人员认识到自身的职责。第一:要对档案资料进行科学化的分工。高校内各相关部门在对数字化档案进行搜集后需要转交到管理部门人员手中进行初步的筛选、整理与归纳,之后将它们上交到高校的档案室。第二,运用正确的途径将档案资料进行整理与判断。高校的档案管理部门要结合实际,按照归纳的范畴适当地选取具有代表意义的数字化档案文件,通过更精确的筛选将那些不必要的资料删除掉。第三,需要制定对应的文字说明。高校档案管理部门人員将数字化档案进行分类,并添加资料的文字说明。第四,对档案进行分类。档案部门人员应当依据年份、事件等方面,对筛选出的所有资料进行分类与汇总,在此环节中务必将档案中的各部分进行无缝的衔接,让资料能够得到更好的储存与运用。第五则是组卷部分的内容。一般而言,管理部门人员要按照数字化档案的具体内容把资料进行组卷,此外还需要标注出对应的参见号。第六,高校内的档案管理人员在对资料展开注释说明后,需要展开仔细的对照,把资料的内容逐一录入到档案资料管理系统中。第七,将档案进行装盒。管理人员将档案装入对应的储存盒后,还需要填写对应的备考表格。第八,管理部门要严格按照学校的规定,在有限期内把数字化档案上交到档案科。档案科在收取档案后,要完成下面几项工作:首先,对收集到的档案内容展开逐一的核查,确保资料的完整性,杜绝了档案内容出现缺失、遗漏等现象。还需要检查档案的内容、页码等是否出现错误。其次,对档案进行排列。依据档案的序列号将其进行有序的排列。最后一项工作则是编制对应的注释,设置目录。
4 结语
综上所述,在互联网背景下对高校数字化档案管理系统开展设计项目的环节中,高校内的各有关部门人员要明确自身的分工,快速强化其工作质量。其次,各部门要做到相互配合、相互支撑,才能将档案工作中的各部分内容进行合理的衔接。此外,高校领导要对档案的管理引起高度的重视,加大对人员素养的培养力度,健全信息管理系统,构建完善的制度,使得其数字化档案得到更好的管理与储存。

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