如何做好数字化档案规范管理浅述

智库 (21) 2021-04-09 17:57:53

随着科技的进步,信息技术的广泛运用打破了传统工作方式,档案管理也是如此。档案数字化在档案利用中的便捷性和档案保存的便携性上,较传统档案有着无可比拟的优势。数字化加工后的档案,可以利用大数据云计算技术,合理地计算和调整实际需求,快速匹配相关资源,并迅速反馈,有效地解决了传统档案管理中存在的“胀库”问题。
一、概述
1.档案数字化建设的基本概念。
所谓的“数字化”,就是集齐了光、电、声和磁等数字信号,并且将这些信号利用信息技术的作用来转化为数字编码,当然档案中时常所见的文字、语音和图像视频都可以作为信息转变为数字编码。所以说,“数字化”就是一种可以传输和处理信息的技术,优点是快速便捷,直观有效。
2.档案数字化建设的内容。
从数字化的内容来看待,档案数字化可以从两个方面和两个层次分析。首先,针对对象而言可分为两个方面,一是纸质档案,通过数字化建设,可以将纸质档案转化为数字化。也就是将馆藏或各企业保存的纸质档案或传统载体的档案,通过扫描技术、加工技术和最终处理技术三个环节,进行真实有效的数字化转换。二是电子档案,有些电子档案必须及时进行归档处理和保存,才能真正地将其储存起来,不造成缺失。其次,针对数字化发展顺序可分为两个层次,一是档案目录顺序可以数字化。也就是建立出一个包含目录信息的数据库,严格地按照规范要求把档案的信息变为目录标准,并且为其选择一个科学合理的目录格式,实现资源便捷化。二是档案全文信息资料的顺序可以数字化,也就是把档案内全文的内容按照原貌逐页地为图像等文件归类,并且编制出目录和索引,这些都需要通过扫描录入的技术。另外,也可以采用光学字符识别技术对其进行识别,采用文本的格式来储存全文。
3.档案数字化建设的重要性。
面对时代日新月异的变化,档案数字化建设符合时代进步的要求。各个行业都需要进行档案整理和管理,这一工作也在不断革新中,只有从复杂转变为数字化管理,才能迎合信息化的要求,符合时代进步的要求。从现目前的状况看来,信息技术取得了不俗的成绩,但是却还没在档案管理工作中大展作用,很多档案整理工作人员与管理者也没意识到信息技术的真正价值。另外,档案数字化建设还能提高企业的竞争力。近些年来,经济进步带来利益的同时,也使很多企业面临难以承受的竞争压力,企业也开始走向国际化市场,不再局限于本土市场。数字化档案建设来对企业档案进行管理,可以汇总不同的语言、录像和文本图片等信息,最后生成档案。通过生成的档案,可以提升档案资源的管理效率和利用效率,与此同时成为企业走向国际化市场的助推剂。传统的档案整理与管理,要保存纸质文档,很多管理人员在重复性工作中会感到无聊,且需要保证档案储存的环境干燥无尘,工作量较大。另外,纸质档案易受到虫蛀和潮湿的影响,既耗费工作人员的整理时间,也耗费了管理人员的精力。
二、优化数字化档案规范管理的有效策略
1.加大资金投入的力度
加大档案数字化建设的资金投入,能够在一定程度上提升档案数字化管理的水平。因为有了资金支撑,可以引进更加先進的软硬件设施,从内部提高档案数据的整理和处理效率,保证用户能够更加便捷和易懂。不管是企业的档案整理还是其他行业的档案处理,都要做好硬件设施的日常维护工作,确保档案数字化硬件设施能够一直具有扩展性和维护性,这也需要投入大量的资金。
2.建立健全档案数字化建设制度。
目前的很多团体和组织里,管理的信息总是分开的,比如说传统的信息活动和档案是分开的,和情报部门也是分开的,这就使得信息与信息之间具有一定的距离感。处于分离状态的信息,难以融合传统信息与新型信息,阻碍了档案数字化建设。所以,应建立健全档案数字化建设制度,责任落实到各个信息部门,加强信息生成、传输和利用的工作效率。第一点,在确定档案数字化制度时,要先研究国家颁布的相关法律法规,分析实际情况,保证建立的制度在符合国家规定的档案管理法的同时,能够迎合企业单位进步的需求。另外,建立之后就是落实制度,要严格落实制度就要尽早处理传统内部档案数字化管理的混乱状况。最终,制度的落实离不开有关部门的坚守,需要设立一支专门的管理部门,做到真正的责任落实到位。
3.加快档案数字化建设以提高安全性。
从总体上看,档案数字化建设是一项有利于档案整理与利用的工作,是一项能够实现文档共享的有效策略。所以,加快档案馆的建设,可以通过加快档案数字化建设进程。在保证能够投入大量资金的同时,档案管理部门可以邀请专业的软件系统研发人员,根据自身档案馆的实际情况,开发并制定一套适合的优化系统。能够在保证基本的档案管理工作的同时,取得一定的安全性,消除传统数字化建设的安全隐患。最后可以进行多地区和多实景的试点,确保成功之后,就可以全面推行。
4.引入和培养专业人才,打造人才队伍。
档案数字化建设离不开专业队伍的付出,因为数字化工作既要求了管理的工作人员能够具备专业的理论知识,还要求他们能够实际操作计算机、扫描和处理技术,所以有必要打造一支专业性高、技术水平过关、能力高超的人才队伍,负责数字化的建设和实施。在进行档案数字化建设时,要加强人员培训,必要时引入专业人才,促使管理人员能够拥有理论知识,掌握技术操作,不断优化数字化能力,以此来提升档案整理和管理的工作效率。
结语
综上所述,信息时代和数字化时代,迫使传统的档案数字化建设必须转化为迎合时代的事物,这也决定了档案数字化建设要面临诸多挑战,经历诸多波澜。应对新时代带来的挑战,就要解决档案数字化建设中的若干问题,通过多角度多方面地考虑,实施有效的解决策略,不断更新知识和技术,才能保证我国档案工作顺利发展。

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