做好干部人事档案数字化工作的意义

智库 (99) 2021-04-09 17:21:20

“干部人事檔案数字化”工作是对传统干部人事档案工作模式的创新。可以通过干部人事档案管理软件实现对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查借阅等日常工作的数字化管理,使干部档案日常管理工作实现无纸化办公,通过组织部内部局域网或专用内网,安全地实现对数字档案网上浏览和远程查借阅功能,并且能与组织部内现有其他计算机软件结合运用,解决了软件应用的重复维护问题。
一、干部档案数字化工作概述
通过干部人事档案数字化系统进行档案管理和使用,设定管理者和用户名权限进行密码登录查询,就可以“足不出户”地获取到需要的干部人事档案信息。不仅使工作效率大大提高,而且有效减少了档案资料的丢失以及擅自复印、改动的现象,使纸质档案得到了较好的保护。档案管理员日常手工账簿式检索工具及各种登记本正被计算机取代,通过计算机软件自动生成并随时打印输出。实现干部人事档案数字化,提升了干部档案工作的水平和质量,保证了干部档案以及相关资料在干部人事工作中的充分利用。
二、干部档案数字化的优势
一是干部档案数字化解决了软件技术日新月异与档案的传统守旧一成不变的工作模式的矛盾。通过灵活、全面的定制功能,可以在不用修改系统源代码的基础上满足不同地域组织部门不同时期的需要。
二是干部人事档案数字化易于快速部署的特性保证了应用低成本、高质量、高效率。能提供更加快捷的配置与集成服务,使得档案管理人员从繁琐的工作程序中解放出来,能节省大量人力物力。
三是干部人事档案数字化本着“一切以客户为中心”的思想。平台应用能够最大限度发挥平台技术的优势,为日后信息系统的升级更新奠定根本的基础。
三、干部档案数字化的加工手段
对纸质干部档案材料经过扫描、修图以及审核等多道工序后,生成干部档案图片并将其导入本系统,形成可以进行网络阅档的电子文件。在数字化加工过程中,针对干部档案的纸张不一、规格不一、档案数量众多的特点,避免漏扫、错扫、难以提高工作效率的困难,采用了专业快捷的数字化加工手段加以解决:
一是提供适合干部档案材料扫描的专业型号零边距双面高速扫描仪。在保证扫描质量的前提下,大幅优化其速度。并根据干部档案纸质,灵活切换使用高速或平板扫描仪。
二是专为扫描干部档案定制的大规模档案数字化加工软件。其特点有:1.加工过程规范化。导入扫描任务之后,形成线性的加工任务单,从根本上解决丢失材料、漏扫等问题。2.加工过程流水化、易于多人协作。通过给加工人员分配不同的工序,并且每个流程实行签名制,可以保证各个环节负责制,确保加工人员有序协作。3.软件运行在有监控并且封闭、独立的环境之中,避免加工过程中干部档案材料外泄。
四、干部人事档案的安全保密
干部人事档案的安全性、保密性要求较高。因此,在档案数字化系统的规划和建设的过程中,始终要把安全和保密放在首要位置。
一是公钥私钥相结合的高强度加密。1.采用己被指定为数据加密标准的国际通用的DES3加密算法、128位系统公钥对数据库中关键信息进行高强度加密。2.用户可自行设置独立私钥,采用公钥私钥相结合的方法对干部档案进行双重加密。
二是采用专用图像浏览器、防截屏、防拷贝。确保干部信息和干部档案不能外泄。
三是采用灵活、合理、健全的权限机制。保证系统的安全性、保密性。
四是采用网络加密传输手段。以防止在网络传输的过程中泄密。
五、做好干部人事档案信息化工作的意义
(一)实现实物档案的电子化管理,提高干部档案管理工作效率。1.实现档案内容数字化。通过数字化加工手段,利用先进的图像压缩技术,将纸质档案完整、清晰地转换为数字化格式,采用先进的计算机技术对其进行管理。2.实现档案登记电子化、自动定制生成各类登记台账,并随时打印输出。3.实现档案库房的电子化管理。通过建立虚拟电子库房,将实现库房与计算机管理相结合,实现信息一体化管理。
(二)实现网络阅档,解决传统档案工作中存在的弊端。1.保护原始纸质档案。干部人事档案频繁借入借出容易造成纸张的老化、损坏或丢失。建立干部人事电子档案可以大大减少对纸质档案的使用,有效保护干部档案纸张。2.保护干部人事档案内容安全。传统的干部人事档案一般情况下都是整本借阅,无法限制阅档案人不翻阅需求范围外的内容,为了某专项工作需同时查阅多人同类材料时,也需要一次借阅多人整本档案,对干部档案内容的保密和管理造成很多不便。建立干部人事信息化系统可以通过控制权限固定某个人员的整本档案、固定的某个档案分类或者是固定的某份档案材料向查询人员开放。
(三)能辅助干部管理信息系统,实现信息网上对接。干部信息系统由于数据采集的人为因素较多、数据量庞大,难免会产生一些错误的信息记录。建立干部人事电子档案的要点:1.在维护干部信息系统信息时可同时调阅电子档案,2.使用过程中能够随时调阅干部电子档案进行对比,3.两套系统要能够自动同步维护,数据信息互相利用、互为补充。

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