机关档案室数字化建设应注意的几个问题

智库 (30) 2021-04-09 17:04:39

档案室是机关单位的行政管理、科学研究、生产技术与基础建设等工作中所形成的记录资料,资料类型比较丰富,包含文字、材料、图片等多种资料,所具备的社会价值、经济价值都比较高。强化档案室管理是优化档案室管理工作实效性的关键,不仅有利于提升行政管理工作的效率与质量,同时对于机关单位的长远性发展也有明显的推动作用。对此,探讨机关档案室数字化建设应注意的几个问题具备显著现实意义。
一、档案室管理中所存在的问题
(一)重视度较低。当前机关工作人员对于档案管理工作的参与意识都比较低,档案管理重视度比较差,在档案利用率方面的表现并不理想,其主要是以档案管理意识淡薄,注重实际工作而忽略档案工作,特别是领导人员无法意识到档案管理工作对于本单位长期发展的意义与价值,导致许多部门也逐渐忽略档案管理工作,最终导致档案管理工作流失于形。在管理制度方面,仍然是采取计划性管理为主,没有将档案管理工作放在相应位置上,導致信息资源的开发力度不足,档案利用率比较低。
(二)管理机制不完善。当前大多数单位都是由办公室负责综合性档案管理工作,其任务不仅涉及到档案的管理,还涉及到管理文书、科研、人事、会计、声像等内容,这也导致办公室所负责的任务繁重,一方面导致工作人员无法保障档案管理工作的实效性,管理工作的效率与质量无法满足实际管理需求。另一方面没有专职于档案管理的人员,缺乏专业的职能部门负责档案管理工作,导致档案管理工作的价值无法得到体现。
(三)队伍素质较低。因为档案管理工作存在内容单一、作用特殊的特点,导致许多人员都认为档案管理工作是任何人员都可以胜任的,从而形成人员兼职的现象,实际工作中缺乏档案工作方面的专业性人才。档案管理人员的专业素质水平、全面性知识水平、知识结构断层以及计算机网络、外语言水平等普遍比较低,档案管理人队伍的梯队不合理现象明显,年龄偏大,对于现代化档案管理工作的操作能力与意识比较差,无法保障档案管理工作的高效率开展。
二、机关档案室数字化建设途径
借助数字化建设时代之下的各种信息化技术的应用,可以有效的提升档案室管理的作用,这也是提升机关单位管理软实力的有效途径之一,是满足时代发展需求的一项重要举措,同时也是推动和提高档案室管理工作对于机关单位管理工作支持性的必然途径。机关档案室涉及量非常多,同时不同档案室在信息内容方面的差异也比较突出,这也就要求管理人员必须不断的充实和完善自己,借助信息化技术的合理应用来应对不断繁琐化、复杂化的档案室管理工作。下面提出几点机关档案室数字化建设途径。
(一)提高档案室管理意识。构建完善的档案室管理体系,并及时完善档案室管理中相关的规章制度,集中化统一建设档案室管理建设工作。为了更好的适应档案室现代化管理的实际需求,及时建设关于信息化的档案室管理网络,落实分工合作,要求不同岗位人员负责具体的管理工作,形成多级化档案室管理结构。伴随着科学技术的不断发展,档案室管理必然会涉及到的信息化的管理,所以需要及时建设信息化的管理体系,建设档案室管理信息化中心,并明确每一位人员的具体职能,将机关单位的不同档案室实行统一性的管理与考核,促使档案室管理和机关单位不同工作可以同步性的考核,从而提升档案室管理实效性。
(二)提升档案室管理人员的整体素质。因为信息化技术和机关单位管理工作的不断发展和创新,不同地区、不同部门所涉及到的知识水平也在不断的提高,不断有新思想、新观念渗入。对此,在数字化建设时代之下,机关单位有必要对档案室管理人员给予相应的培训和教育,尤其是在技术、理念等方面进行创新,借助定期培训的方式组织管理人员参与到信息化技术的应用培训当中,强化对新知识、新技能的培训,尤其是计算机知识与机关单位管理知识的学习,强化专业素质与道德素养。借助对信息化技术的学习,掌握机关单位在档案室管理工作方面的业务流程以及工作方式,同时学会在计算机中做好照片、文字等内容的记录与管理工作,从而提高档案室管理工作价值。
三、结语
综上所述,在数字化建设时代之下,信息技术不断发展对于机关单位的档案室管理工作进行优化和改进的重要性非常明显,这也成为工作中的重点。但是,当前我国机关单位的档案室管理工作实效性并不理想,信息化技术的应用也受到局限,特别是在一些偏远地区,管理方法的不到位导致管理工作效果非常落后。对此,在今后仍然需要不断的加大信息化技术的普及和应用,在档案室管理工作中不断渗透和创新信息化技术,从而为档案室管理数字化建设及其工作成效提供有效帮助。

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